Kans, geen bedreiging

Grote, complexe reorganisaties. Ze zorgen voor veel stress bij personeel, en ook bij de ondernemingsraad. Want die moet vaak snel advies uitbrengen. Hoe zorg je ervoor dat je toch grip op de zaak houdt?

De publieke sector kent verschillende regelingen voor ambtenaren die zich in hun organisatie geconfronteerd zien met een vermoeden van een misstand (de zogenaamde klokkenluidersregelingen). Voor de private sector gelden geen specifieke wettelijke regelingen die de te volgen procedure voorschrijven wanneer een persoon in zijn werkzaamheden een vermoeden van een misstand signaleert. Diverse regelingen stellen op dit gebied echter wel eisen aan bepaalde ondernemingen. Beursgenoteerde bedrijven Zo legt de Nederlandse Corporate Governance Code in artikel II.I.7 het bestuur van een in Nederland gevestigd beursgenoteerd bedrijf onder meer op zorg te dragen voor een regeling voor de rapportage van vermeende onregelmatigheden binnen de vennootschap van algemene, operationele en financiële aard. Beursgenoteerde ondernemingen zijn echter niet verplicht om de bepalingen uit de code na te leven. Doen zij dit niet, dan zullen zij in hun jaarverslag gemotiveerd aan moeten geven waarom zij op dit punt van de code afwijken. Ondernemingen die ook in de Verenigde Staten aan de beurs zijn genoteerd óf Nederlandse dochtermaatschappijen van ondernemingen die in de Verenigde Staten aan de beurs zijn genoteerd, zijn op grond van de Sarbanes-Oxley Act 2002 (SOA) verplicht een regeling te hebben die de mogelijkheid biedt om anoniem en confidentieel melding te doen van administratieve onregelmatigheden of onjuistheden. Wanneer op basis van de SOA bij een Nederlandse dochteronderneming van een Amerikaanse moedermaatschappij een ‘kliklijn’ moet worden ingesteld, gelden voor de doorgifte van persoonsgegevens aan de Amerikaanse moedermaatschappij een aantal regels (Advies van College Bescherming Persoonsgegevens van 16 januari 2006 met kenmerk z2004-1233). Andere ondernemingen Financiële ondernemingen (zoals banken en verzekeraars) zijn op grond van de Wet op het financieel toezicht (Wft) en het ‘Besluit prudentiële regels Wft’ verplicht om een adequaat beleid te voeren dat een integere uitoefening van het bedrijf waarborgt. In dat kader moeten zij beschikken over procedures en maatregelen voor de omgang met en de vastlegging van incidenten. Onder ‘incidenten’ verstaat de Wft: <UL> <LI>belangenverstrengeling; <LI>een strafbaar feit begaan door de financiële onderneming/haar werknemers die het vertrouwen in de onderneming of de financiële markt kan schaden; <LI>een voorval dat het vertrouwen van cliënten in de financiële onderneming of de financiële markten schaadt; of <LI>andere handelingen van de financiële onderneming die ingaan tegen dat wat volgens het ongeschreven recht in het maatschappelijk verkeer als betamelijk wordt beschouwd en die hierdoor het vertrouwen in die financiële onderneming of die financiële markten ernstig schaden. </UL> Daarnaast zijn er ondernemingen die vallen onder de werkingssfeer van een bedrijfstak- of ondernemingscao waarin een klokkenluidersregeling is opgenomen. STAR-verklaring Voor ondernemingen die geen financiële onderneming zijn, niet beursgenoteerd zijn of niet vallen onder de werkingssfeer van een cao met een klokkenluidersregeling, heeft de Stichting van de Arbeid (STAR) op 25 juni 2003 op verzoek van de minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid haar ‘Verklaring inzake het omgaan met vermoedens van misstanden in ondernemingen’ gepubliceerd (verklaring van 3 maart 2010, Publicatienummer 1/10, geactualiseerde versie). Daarin somt de stichting een aantal elementen op die naar haar oordeel in een adequate procedure voor het melden van een vermoedelijke misstand thuishoort. Dit zijn: <UL> <LI>een duidelijke definitie van een vermoeden van een misstand; <LI>aanwijzing van functionarissen bij wie melding moet plaatsvinden; <LI>de wijze van omgaan met een melding; <LI>terugkoppeling naar de melder; <LI>vertrouwelijkheid indien gewenst; <LI>mogelijkheid om een raadsman in vertrouwen te nemen; <LI>situaties waarin extern mag worden gemeld; <LI>rechtsbescherming. </UL> Bij de Verklaring heeft zij ook een voorbeeld-klokkenluidersregeling (de ‘Regeling procedure inzake het omgaan met een vermoeden van een misstand’) gevoegd. Cao-partijen, brancheverenigingen of bedrijven kunnen deze als richtlijn gebruiken bij het vaststellen van hun eigen regeling. Bedreiging Klokkenluiders dragen bij aan een integere organisatie. Toch zien organisaties de melders van een vermeende misstand te vaak als een bedreiging. Dat is jammer. Door een melding niet serieus op te pakken, laat de organisatieleiding kansen liggen om het functioneren van de onderneming te verbeteren. Het intern melden van vermoedens van misstanden is voor de ondernemingsleiding een belangrijk instrument om haar verantwoordelijkheid te nemen. Gelet daarop heeft de STAR-voorbeeldregeling als uitgangspunt dat iemand een vermoeden van een misstand in beginsel eerst intern in de eigen organisatie moet melden bij een daartoe in de regeling aangewezen persoon. Voorbeeldregeling De voorbeeldregeling van de STAR definieert een vermoeden van een misstand als een op redelijke gronden gebaseerd vermoeden met betrekking tot de organisatie waar betrokkene werkzaam is en waarbij het maatschappelijk belang in het geding is, in verband met een: <UL> <LI>(dreigend) strafbaar feit; <LI>(dreigende) schending van regels; <LI>gevaar voor de volksgezondheid, veiligheid of het milieu; <LI>(dreiging) van bewust onjuist informeren van publieke organen; <LI>(dreigende) verspilling van overheidsgeld; of <LI>(dreiging van) het bewust achterhouden, vernietigen of manipuleren van informatie <LI>over deze feiten. </UL> Een klokkenluidersregeling is niet bedoeld voor (Verklaring, pag. 3-4): <UL> <LI>klachten van werknemers over hen persoonlijk betreffende aangelegenheden in verband met de arbeid; <LI>het aan de kaart stellen van gewetensbezwaren van werknemers in verband met het verrichten van normale ondernemingsactiviteiten; of <LI>het leveren van kritiek op de door de werkgever gemaakte beleidskeuzes. </UL> Praktijk Op 1 oktober 2012 is het Adviespunt Klokkenluiders opgericht op initiatief van de ministeries van BZK en SZW en mede op verzoek van de sociale partners. Het adviespunt adviseert en ondersteunt (potentiële) klokkenluiders binnen de overheid en het bedrijfsleven bij de stappen die zij kunnen zetten als sprake is van een (i) op redelijke gronden gebaseerd vermoeden van een misstand, (ii) waarvan kennis is verkregen vanuit de werkzaamheden en die (iii) raakt aan het maatschappelijk belang. Het adviespunt is onafhankelijk, werkt vertrouwelijk en de dienstverlening is gratis. Sinds de oprichting van het adviespunt hebben ruim 300 personen contact opgenomen. Ongeveer een derde van hen is werkzaam (geweest) in de private sector. Het is de ervaring van het adviespunt dat de MKB-organisaties in de private sector vaak niet over een klokkenluidersregeling beschikken. Ook blijkt uit contacten met (potentiële) klokkenluiders dat zij vaak, voordat zij contact opnemen met het adviespunt, al op informele wijze hun vermoeden van een misstand, tevergeefs, intern hebben besproken. Meestal hebben zij hun vermoedens van een misstand echter niet bij de ondernemingsraad neergelegd. Kansen or Omdat de ondernemingsraad een rol speelt in het functioneren van de onderneming in het algemeen en ten aanzien van regelingen op het gebied van sociaal beleid in het bijzonder, kan hij een belangrijke bijdrage leveren aan de oplossing van vermeende misstanden in een onderneming. Wanneer de onderneming (nog) niet over een klokkenluidersregeling beschikt, kan de ondernemingsraad met gebruikmaking van het initiatiefrecht (artikel 23 WOR) de bestuurder verzoeken om een overleg om de noodzaak en het belang van een klokkenluidersregeling in de organisatie te bespreken. De ondernemingsraad kan de bestuurder ook een voorstel voor een dergelijke regeling doen. Beschikt de onderneming wel over een klokkenluidersregeling, dan heeft de ondernemer de instemming van de ondernemingsraad nodig als hij deze wil wijzigen. Een klokkenluidersregeling is vergelijkbaar met een klachtenregeling en besluiten daarover hebben de instemming nodig van de ondernemingsraad (artikel 27 WOR). De kern van een klachtregeling is dat die de procedure beschrijft voor het omgaan met klachten van werknemers over een situatie, gebeurtenis, bejegening of een in de onderneming bestaande gewoonte, die hen persoonlijk in hun positie van werknemer in de onderneming betreft en voor hun persoonlijk een probleem vormt (aanbeveling STAR over het klachtrecht van individuele werknemers, 3 januari 1990). Omdat een klokkenluidersregeling een procedure bevat voor het omgaan met vermoedens van misstanden van personen die in de onderneming werkzaamheden verrichten, is deze in wezen vergelijkbaar met een klachtenregeling. Arbo Voorts legt artikel 28 lid 1 WOR de ondernemingsraad op om zoveel mogelijk de naleving van onder meer de voor de onderneming geldende voorschriften op het gebied van de arbeidsomstandigheden van de in de onderneming werkzame personen te bevorderen. In artikel 3 van de Arbeidsomstandighedenwet (Arbowet) zijn de algemene verplichtingen van de werkgever op het gebied van het arbeidsomstandighedenbeleid neergelegd. Sinds 2007 is in de Arbowet opgenomen dat de werkgever een beleid moet voeren dat is gericht op de beperking van psychosociale arbeidsbelasting. Daaronder verstaat die wet: seksuele intimidatie, agressie & geweld, pesten en werkdruk in de arbeidssituatie die stress teweeg brengen. In de media verschijnen met regelmaat berichten dat in organisaties sprake is van een ‘angstcultuur’ of een cultuur waarin sprake is van intimidatie door de bestuurder en/of het management. Een dergelijke cultuurzijn weerslag op het personeel. Dat durft zich niet meer kritisch uit te laten in de onderneming, voelt zich niet ‘veilig’ in de organisatie. Omdat een angstcultuur kan kwalificeren als een misstand die raakt aan het maatschappelijk belang, ligt het (juist) op de weg van de ondernemingsraad hierop actie te ondernemen. Bijstand Naast de mogelijkheden die de wet de ondernemingsraad biedt op het gebied van het ontwikkelen van een klokkenluidersregeling of het bijdragen aan de oplossing van een vermeende misstand, kan de ondernemingsraad een (potentiële) klokkenluider nog op een andere wijze van dienst zijn. In haar aanbeveling ten aanzien van een klachtenregeling had de STAR al vastgesteld dat een werknemer die een klacht wil indienen behoefte zou kunnen hebben aan begeleiding en bijstand. De STAR oordeelde destijds dat de werknemer zich daartoe het beste kon wenden tot iemand in wie hij vertrouwen heeft, die de omstandigheden in de onderneming goed kent en op de hoogte is van de gang van zaken in de klachtenprocedure. Bij deze ‘klachtenbegeleiders’ dacht zij onder meer aan individuele leden of voormalige leden van de ondernemingsraad. Ook (potentiële) klokkenluiders kunnen behoefte hebben aan bijstand en begeleiding. Ook voor hen is het van groot belang om hun verhaal te kunnen doen bij iemand die weet wat er speelt in de onderneming, maar die bovendien oog heeft voor zowel de belangen van de organisatie als die van de werknemers. Omdat het bij een vermoeden van een misstand niet gaat om het individuele belang van de (potentiële) klokkenluider, maar om het organisatiebelang, is hier voor de (individuele leden van de) ondernemingsraad bij uitstek een taak weggelegd. Het gegeven dat de ondernemingsraad gesprekspartner is van de bestuurder, biedt de ondernemingsraad bovendien de mogelijkheid om de vermeende misstand op het hoogste niveau in de onderneming te bespreken en op die manier bij te dragen aan de oplossing. Zeker wanneer het gaat om vermoedens van misstanden die de onderneming kunnen schaden, zoals een (dreigend) strafbaar feit, stelselmatige schending van regels of een angstcultuur, kunnen de bestuurder en de ondernemingsraad ieder vanuit hun eigen verantwoordelijkheid een rol in het oplossen van de vermeende misstand vervullen. Signalen Hoewel de leden van de ondernemingsraad zelf ook werknemers zijn, zijn zij voor een goede uitvoering van hun taak mede-afhankelijk van de signalen die zij van andere werknemers ontvangen. Op de volgende manieren kan de ondernemingsraad zijn rol bij het oplossen van eventuele (vermeende) misstanden in de organisatie beter vervullen: <UL> <LI>Maak aan de bestuurder duidelijk dat misstanden de organisatie schaden. <LI>Doordring de bestuurder van het organisatiebelang van misstanden melden en de noodzaak van een klokkenluidersregeling. <LI>Maak werknemers (onder wie leidinggevenden) duidelijk dat misstanden in de organisatie niet te tolereren zijn. <LI>Wijs leidinggevenden erop dat juist zij voorbeeldgedrag moeten tonen. <LI>Benadruk bij de werknemers dat van een goed werknemer wordt verwacht dat hij een vermoeden van een misstand intern bespreekt. <LI>Benadruk bij de bestuurder dat van een goed werkgever wordt verwacht dat hij vermoedens van misstanden serieus oppakt en indien mogelijk oplost. <LI>Zorg dat de medewerkers op de hoogte zijn van het bestaan van de klokkenluidersregeling en de daarin opgenomen procedure. <LI>Zorg voor zichtbaarheid en toegankelijkheid van de (leden van de) ondernemingsraad bij de werknemers op het thema ‘klokkenluiden’. <LI>Wijs medewerkers erop dat zij voordat ze een vermoeden van een misstand intern aankaarten (al dan niet via een officiële melding) onafhankelijk advies kunnen inwinnen bij het Adviespunt Klokkenluiders. <LI>Soms is de melder van een vermoeden van een misstand ook verwikkeld in een rechtspositioneel conflict. Het is dan niet altijd eenvoudig om de verschillende zaken van elkaar te scheiden. Het adviespunt kan zo iemand helpen, als die zijn vermoedens liever niet met een bij de organisatie betrokkene wil bespreken, en in het proces van het melden van een misstand begeleiden. Dat is niet alleen in het belang van de (potentiële) klokkenluider, maar uiteindelijk ook in het belang van de organisatie. <LI>Zorg voor een veilige omgeving waarin de melder zijn verhaal kan doen (‘veilig meldklimaat’). <LI>Neem de persoon met een vermoeden van een misstand altijd serieus; ook als diens verhaal vol van emotie is en ook wanneer die persoon in de organisatie de naam heeft ‘lastig’ te zijn. <LI>Behandel de persoon die een vermoeden van een misstand meldt respectvol (ook wanneer die later in de procedure ongelijk krijgt); door het vermoeden van de misstand aan te kaarten steekt die immers zijn nek uit om de organisatie verder te helpen. <LI>Zorg ervoor met regelmaat aandacht te besteden aan dit onderwerp en gebruik daarbij geanonimiseerde voorbeelden van misstanden die aansluiten bij de dagelijkse praktijk. </UL> Het onderwerp ‘klokkenluiden’ geniet momenteel grote aandacht in de media. Daardoor ligt er een kans voor de ondernemingsraad om optimaal gebruik te maken van de mogelijkheden die hij heeft. Het Adviespunt Klokkenluiders richt zich primair op de advisering van de (potentiële) klokkenluider. Als lid van de ondernemingsraad kunt u ook contact met het adviespunt opnemen. Om bijvoorbeeld in hoofdlijnen te bespreken of er in een bepaalde zaak wellicht sprake is van een vermoeden van een misstand waarover het adviespunt een medewerker zou kunnen adviseren. Om een advies op maat te kunnen geven, zal de (potentiële) klokkenluider echter ook zelf contact met het adviespunt moeten opnemen. Meer weten? Meer informatie over het Adviespunt Klokkenluiders is te vinden op www.adviespuntklokkenluiders.nl. De Corporate Governance Code staat op www.commissiecorporategovernance.nl. De Sarbanes-Oxley Act kunt u lezen op www.sec.gov/about/laws/soa2002.pdf.