De invoering van de werkkostenregeling komt erop neer dat het huidige systeem van ‘vergoedingen en verstrekkingen’ wordt vervangen. Tot nu toe bestaan er aparte regelingen voor, bijvoorbeeld, de reiskostenvergoeding, de verstrekking van een fiets, het kerstpakket, een fiets van de zaak. Met de werkkostenregeling beoogt de minister de regelgeving eenvoudiger te maken. Het principe van de werkkostenregeling is dat de werkgever voor maximaal 1,4 procent van de loonsom belastingvrije vergoedingen en verstrekkingen kan geven. Die 1,4 procent wordt ook wel de ‘forfaitaire ruimte’ genoemd.

Vergoedingen en verstrekkingen
De werknemer in loondienst ontvangt loon. Dat wil zeggen: het reguliere loon, waaronder vakantiegeld, eindejaarsuitkering et cetera. Daarnaast kan hij of zij vergoedingen en verstrekkingen ontvangen.

De kern van de nieuwe werkkostenregeling is dat deze vergoedingen en verstrekkingen, net als het loon, in principe belastbaar zijn. Dat wil zeggen dat de werkgever er loonheffing op moet inhouden, tenzij er voor de betreffende vergoeding of verstrekking een aparte regeling geldt. De werkkostenregeling telt drie van dergelijke aparte regelingen: de gerichte vrijstellingen, de posten tegen ‘nihilwaardering’ en de posten in de ‘vrije ruimte’.

Gerichte vrijstelling
Een gerichte vrijstelling is in feite een gerichte maatregel op grond waarvan een werkgever een bepaalde vergoeding of verstrekking belastingvrij mag geven. Gerichte vrijstellingen bestaan met name voor de kosten die de medewerker moet maken om zijn werk goed te kunnen en te blijven uitvoeren. Denk aan kosten voor studie, reiskosten (tot max. € 0,19 per kilometer), verblijfkosten tijdens dienstreizen, zakelijke maaltijden.

Het algemeen forfait
De vergoedingen en verstrekkingen waar geen gerichte vrijstelling voor bestaat en die evenmin tot het belastbare loon worden gerekend, vallen onder de forfaitaire ruimte. Om de waarde van die vergoedingen en verstrekkingen te kunnen bepalen, moet de prijs moet worden aangehouden die de leverancier vraagt. Dus de prijs die staat op de vervoerbewijzen, de betaalde prijs van de kerstpakketten, et cetera. Tot de waarde van 1,4 procent van de loonsom kunnen die vergoedingen en verstrekkingen belastingvrij worden gegeven.

Er is echter een belangrijke uitzondering, en dat is dat de prijs van een aantal verstrekkingen niet meetelt voor die 1,4 procent. Op die verstrekkingen is de zogeheten nihilwaardering van toepassing.

Nihilwaardering
Bij posten tegen nihilwaardering gaat het om verstrekkingen die de werknemer tijdens het werk gebruikt. Denk aan gereedschappen, mobiele telefoons (voor minimaal 10 procent zakelijk gebruikt), vakliteratuur op de zaak, de laptop (voor minimaal 90 procent zakelijk gebruikt), werkkleding.

Vrije ruimte
De kosten van vergoedingen en verstrekkingen die onder het algemeen forfait vallen en tegen de marktwaarde moeten worden gewaardeerd, vormen de ‘vrije ruimte’. Denk aan personeelsfeestjes, personeelsreisjes, het kerstpakket, vakbondscontributie, reiskostenvergoeding van meer dan 19 cent. Zodra de posten in de vrije ruimte meer bedragen dan 1,4 procent van de loonsom, gaat de werkgever er 80 procent eindheffing over betalen.

Dwingend en keuze
Van een aantal vergoedingen en verstrekkingen legt de wetgever dwingend op dat daar hoe dan ook loonheffing over betaald moet worden. Dat zijn, onder meer, de auto van de zaak, het gebruik van een dienstwoning en boetes, natuurlijk naast het reguliere loon. Die kunnen niet in de vrije ruimte worden ondergebracht.

Bij een aantal andere vergoedingen en verstrekkingen heeft de werkgever daartoe wel de keuze. Om een voorbeeld te noenoemen: stel dat een werkgever zijn werknemers een reiskostenvergoeding geeft van € 0,25 per kilometer. Daarvan geeft de werkkostenregeling voor € 0,19 een gerichte vrijstelling. De werkgever kan kiezen of hij de overige zes cent tot het belastbaar loon van de werknemer rekent of in de vrije ruimte onderbrengt.

Werkgevers
Werkgevers zijn al druk bezig om zich op de werkkostenregeling voor te bereiden. Zij komen met de suggestie om diverse regelingen af te schaffen of te versoberen. Vooral in bedrijven waar de kosten in de vrije ruimte ver boven de 1,4 procent van de loonsom uitstijgen. Denk aan het afschaffen van het kerstpakket, van de vakliteratuur thuis, et cetera. Maar ook aan het afschaffen van de mogelijkheid om de vakbondscontributie fiscaal vriendelijk te laten afhandelen. Bijvoorbeeld in bedrijven waar een vaste onkostenvergoeding gegeven wordt, kan het zinvol zijn om die te splitsen. Delen ervan kunnen dan, bijvoorbeeld, onder de gerichte vrijstelling worden geplaatst.

Vakbond en CAO
Het is denkbaar dat vakbonden de positie van de OR versterken. De volgende regeling komt uit een ondernemingscao: ‘In verband met de werkkostenregeling zal de werkgever een inventarisatie doen van alle vergoedingen en verstrekkingen. (…) In overleg met de werknemersvertegenwoordigingen (vakbond of OR) zal worden bepaald hoe de herinrichting van de arbeidsvoorwaarden eruit moet zien.’ Die regeling verdient ruime verspreiding.

Uitzondering
Niet iedere gift van de werkgever aan de werknemer is hetzij loon, hetzij een vergoeding of verstrekking. De belangrijkste uitzondering bestaat uit de zogenaamde intermediaire kosten. Dat zijn kosten die de werknemer even heeft voorgeschoten aan de werkgever. Denk aan de leidinggevende die voor het werkoverleg vergaderruimte huurt, de huur zelf betaalt en weer bij de werkgever declareert. Een andere uitzondering is de fruitmand voor de zieke werknemer. Deze wordt gezien als een blijk van medeleven, niet als een tegenprestatie voor arbeid.

De fiets en de thuiswerkplek
De werkkostenregeling is nog voor de invoering al onderwerp van wijziging. Zo is onlangs besloten dat het aanbrengen van arboverbeteringen voor thuiswerkers onder de nihilwaardering valt. Oorspronkelijk vielen die onder de vrije ruimte. Eveneens onder de vrije ruimte valt de fietsregeling. In de Tweede Kamer is een motie aangenomen waarin bepleit wordt om het werkgevers toch mogelijk te maken om werkgevers een belastingvrije vergoeding te laten geven buiten de vrije ruimte om. Dat heeft ten tijde van het schrijven van dit artikel niet tot een wijziging van de werkkostenregeling geleid.

Wat is wijs?
De verstandigste aanpak op ondernemingsniveau is om niet hap-snap regelingen te wijzigen, maar om alle regelingen integraal te bekijken. Daartoe kan een stappenplan worden gemaakt:

Stap 1 is de inventarisatie van alle ‘vergoedingen en verstrekkingen’.
Stap 2 is het bepalen welke vergoedingen en verstrekkingen onder de ‘gerichte vrijstellingen’ en de ‘nihilwaardering’ (kunnen) vallen.
Stap 3 is het bezien wat fiscaal het gunstigst is: het onderbrengen van de overige vergoedingen en verstrekkingen in de vrije ruimte of deze tot het belastbare loon rekenen.
Stap 4 is het compenseren van werknemers die financiële schade lijden van het toerekenen van vergoedingen en verstrekkingen naar het belastbare loon.

Het is trouwens goed mogelijk dat de regelingen over vergoedingen en verstrekkingen vastliggen in de CAO. De OR kan daar dan geen afwijkende afspraken met de bestuurder over maken!

De rol van de OR
Een veel gestelde vraag is die naar de bevoegdheden van de OR. Deze zijn helaas beperkt. De beslissing om een verstrekking of vergoeding in de vrije ruimte te stoppen dan wel tot het belastbare loon te rekenen, is op grond van de wet niet instemmingsplichtig. Het wijzigen of versoberen van de regelingen is dat evenmin. De werkkostenregeling gaat in feite over onkostenvergoedingen, en die zijn niet instemmingsplichtig op grond van de WOR.

Maar let op! Het wijzigen van een onkostenvergoeding kan wel instemmingsplichtig zijn op grond van de CAO of een bedrijfsregeling. Met name bij reiskostenvergoedingen komt dat geregeld voor. Echter, het is te voorzien dat menig werkgever die regelingen wil afschaffen of versoberen de zegen van zijn OR zoekt, ook al is hij daartoe niet verplicht. Let dan op. De werkgever hanteert bij dit soort gelegenheden graag de redenering dat de minister een bepaalde regeling ‘niet meer goed vindt’ en doet dat meestal ten onrechte.

Tot slot: tot 1 januari 2014 mogen werkgevers kiezen of zij de bestaande regelgeving of de werkkostenregeling toepassen. Terugswitchen mag niet.