BHV-adviseur Marieka Baars krijgt de vraag geregeld. "Wij zitten in een bedrijfsverzamelgebouw. Wat moeten we dan doen met de BHV?"
Het antwoord is nog niet zo eenvoudig. Het enige wat wettelijk duidelijk is: je moet er in ieder geval iets mee (artikel 19 Arbeidsomstandighedenwet). Want ook als klein bedrijf dat met andere kleine en grotere bedrijven in een gebouw zit, moet je bedrijfshulpverlening inrichten. Voor de veiligheid van de werknemers en alle aanwezigen in het gebouw.
Alleen voor eenpitters geldt die verplichting niet. Tenzij die dan weer af en toe iemand inhuren of bezoek krijgen op de werklocatie. Want dan ben je ook als zzp’er verantwoordelijk dat er iets geregeld is voor calamiteiten.
Zelf BHV regelen in het bedrijfsverzamelgebouw
"Vaak is het een kwestie van hullie en zullie en weet niemand precies hoe of wat", zegt Baars. "Het is ook een wat andere verhouding, omdat de Arbowet gaat over een werknemers-werkgeversrelatie. De eigenaar of beheerder van het gebouw heeft zo’n relatie met de huurder dus niet."
"Het is de bedoeling dat de huurders, wel werkgevers, de BHV regelen voor de eigen medewerkers en bezoekers. Hoe ze dat moeten doen, staat niet omschreven in de wet. Dus erg veel handvatten heb je niet. Je moet samenwerken om dit in orde te maken. De vorm waarin, is vrij."
Verhuurder verantwoordelijk voor veilig gebouw
Het is overigens niet zo dat verhuurders niets hoeven te regelen omdat ze geen werkgever zijn. De veiligheid van het gebouw als geheel en de voorzieningen voor alle huurders moeten ze evengoed op orde hebben. Denk aan de brandmeldinstallatie en de noodverlichting, en het onderhoud daarvan. Verhuurders zijn ook verantwoordelijk voor het geven van informatie voor een ontruimingsplan. Maar verhuurders kunnen niet alles bepalen voor de bedrijven waaraan ze verhuren.
Baars: "Wat een verhuurder wel kan en ook moet doen, is de info over het gebouw, de techniek en de maatregelen voor noodgevallen met iedere huurder delen. Het is verstandig daar een bepaling over op te nemen in het huurcontract: 'Dit is wat wij als verhuurder hebben geregeld en dit is wat jullie zelf moeten doen'. Want iedere huurder moet natuurlijk ook een ontruimingsplan en voorzieningen hebben voor hun eigen deel van het gebouw."
In principe kunnen verhuurders ook het initiatief nemen om iedereen om tafel te krijgen voor dit onderwerp. Zij zijn immers de gemene deler van de bedrijven in het gebouw. Maar ze zijn daar niet toe verplicht en het spreekt dan ook niet vanzelf dat ze dit doen.
Ga elkaar niet aan zitten kijken, maar kom in actie
Wat in ieder geval niet opschiet is een beetje naar elkaar gaan zitten kijken. "Je kunt niet pas in actie komen op het moment dat je merkt dat je de zaken eigenlijk geregeld had moeten hebben. Dat gebeurt nog te vaak wel. Bijvoorbeeld na een valse brandmelding waar iedereen op eigen houtje op reageerde. Maar je wilt toch niet nadat het leed geschied is, denken: hier hadden we echt iets over moeten afspreken …"
Wil jij graag de BHV goed geregeld hebben, dan kun je niet zomaar de bal bij het grootste bedrijf leggen. Zeker als dat bedrijf geen zin heeft om de kar te trekken. Dan zal je om aan je wettelijke verplichting te voldoen zelf actie moeten ondernemen. Kom je nieuw in het bedrijfsverzamelgebouw, dan is het verstandig even na te vragen wat er al is geregeld rondom BHV. Dan kun je wellicht aanhaken. Of de conclusie trekken dat je het zelf graag anders wilt.
Kies je voor een centrale aanpak van de BHV?
Het ligt ook aan je relatie met de verhuurder en de andere bedrijven in het bedrijfsverzamelgebouw hoe je de bedrijfshulpverlening regelt. Ken je elkaar al, sta je op goede voet met elkaar en worden meer zaken samen met je collega-bedrijven in het gebouw geregeld? Dan kan de BHV als een van die zaken op de agenda en kun je het wellicht centraal aanpakken.
"Maar dat is gemakkelijker gezegd dan gedaan", weet Baars uit ervaring. "Zitten er allemaal soortgelijke bedrijven of organisaties in het gebouw, dan is een centrale aanpak een optie. Zo heb je in een gezondheidscentrum ongeveer dezelfde processen, werknemers en doelgroepen en deel je bijvoorbeeld een receptie en een secretaresse. Dan ligt afstemmen meer voor de hand en is dat waarschijnlijk ook makkelijker."
Of regel je dat je een beroep op elkaar kunt doen?
Anders ligt het als je als huurder de gang deelt met een IT-bedrijf, een HR-adviesbureau en een medisch onderzoeksbureau. Die hebben allemaal andere belangen. En moeten mogelijk andere voorzorgsmaatregelen treffen om te zorgen dat de medewerkers veilig zijn in noodgevallen en de bedrijfscontinuïteit is gegarandeerd.
"Misschien kun je dan wel afspreken dat je een beroep op elkaar kunt doen om te zorgen dat er voldoende BHV'ers aanwezig zijn. En dat bedrijfshulpverleners van de buren alleen onder begeleiding van de oproepende partij over de vloer mogen komen. Of dat jouw buren zorgen voor het gidsen van de hulpdiensten."
Met of zonder samenwerking, BHV moet je regelen
Eerlijk is eerlijk: in beide gevallen zijn afspraken over bedrijfshulpverlening waarschijnlijk geen sinecure. "Alleen al een overleg plannen met allemaal mensen met een ander werkritme, andere agenda’s en andere mores is een hele uitdaging voor degene die dat initiatief neemt." Om te beginnen moet je zelf bepalen wie je afvaardigt namens jouw bedrijf: wie het gesprek voert en wie de BHV'ers worden. Voor een klein bedrijf is dat lastiger, maar ook dan moet je er toch je best voor doen.
Baars heeft ook ervaren dat sommige bedrijven liever niet willen samenwerken. "Een bedrijf dat staatsgeheime informatie in huis heeft, kan geen mensen zonder voldoende autorisatie over de vloer hebben. Dan moet je aanvullende maatregelen treffen om zelf te BHV voldoende te organiseren. Maar ook als een bedrijf minder goede redenen heeft om niet te willen samenwerken, zul je het zonder hen moeten regelen. Of met de bedrijven om je heen die wél voor samenwerking openstaan."
BHV-adviseur inschakelen als neutrale derde
Zelfs een expert kan niet op een presenteerblaadje aanreiken hoe je dit moet aanpakken. Er zijn te veel variabelen. Het zal vrijwel altijd een beetje zoeken zijn. "Dat lijkt misschien onbegonnen werk, maar als werkgever zul je echt je best moeten doen om het te regelen. Want hoe dan ook moet je er samen vanuit kunnen gaan dat er actie wordt ondernomen als er iets gebeurt."
Het kan in veel gevallen geen kwaad er een adviseur bij te halen, omdat medehuurders wellicht eerder luisteren naar een neutrale derde dan naar elkaar. Zeker bij afwijkende belangen.
Duidelijke afspraken maken over de hamvragen
Een aantal hamvragen rondom de BHV moet je in elk geval beantwoorden. Wat moet er sowieso, oftewel: wat is de ondergrens van wat we moeten regelen? Vinden we dat voldoende? Wat willen we wel voor elkaar regelen, wat niet? Wie doet wat en in welke gevallen? Mag je in elkaars werkruimte komen of alleen in gezamenlijke gangen? Hoe maken we daar goede afspraken over? En welk bedrag vinden we redelijk om daar tegenover te stellen?
Baars: "Voor een snijwond op de derde etage hoeft niet ieders BHV uit te rukken. Maar als er een brandmelding of een reanimatie is, is dat weer wel handig. Dus het is belangrijk dat je probeert goede en duidelijke afspraken met elkaar te maken. Of iedereen nu zijn eigen BHV inricht of dat er een gezamenlijke BHV is waarvoor bedrijven mensen afvaardigen."
Wie betaalt wat voor BHV? Denk er goed over na
Regel je alles zelf, dan is helder wie er betaalt. Maar tref je (een deel van de) voorzieningen samen, dan moet je nadenken over wie wat betaalt. Dat kun je bijvoorbeeld baseren op de grootte van het deel van het pand dat je huurt. Werk je samen met de verhuurder voor de bedrijfshulpverlening, dan zijn de kosten eventueel te verwerken in de servicekosten.
"Dat laatste lijkt goedkoper, maar is het vaak niet. De verhuurder zal er waarschijnlijk een percentage aan administratiekosten bovenop gooien. Dat is op zich logisch als diegene ook dingen regelt en de huurder heeft er belang bij als dat gebeurt. Maar kijk vooraf wel goed of je het dat waard vindt."
Maak afspraken over hoe je met elkaar communiceert
Het is ook belangrijk om af te spreken hoe je voor de BHV met elkaar communiceert. Als je het allemaal voor jezelf regelt – de een mondeling, de ander met een porto, een derde met een app en de vierde met persoonsalarmering – is daar op zich niets op tegen. Maar het gevaar dreigt dat je dan op het moment suprême langs elkaar heen praat. Werk je samen en gebruik jij de perfecte BHV-app of fantastische BHV-cursus, maar vinden de andere bedrijven dat te duur of te omslachtig? Dan moet je toch een compromis zien te sluiten.
Baars: "Waar je in ieder geval niks aan hebt op het moment dat je een beroep op elkaar moet doen, is elkaar verwijten gaan maken. Als het nodig is, moet je kunnen handelen. Los van je grootte, je budget, je verhouding tot de anderen, de communicatiemethode of de opleiding."
