In een lang en emotioneel gesprek vertelt Annebet mij over een moeilijke periode op haar werk. Ze werd destijds beschuldigd van roddelen en pestgedrag. Dit leidde tot talloze gesprekken met collega’s en de directeur. Uiteindelijk is er toen via mediation een oplossing gevonden.
De casus van Annebet
Nu, een jaar later, ontdekt ze echter dat haar directeur zonder haar medeweten gespreksverslagen uit die periode aan haar personeelsdossier heeft toegevoegd. Tot haar schrik bevatten deze verslagen onwaarheden, waaronder een uitspraak die haar ten onrechte wordt toegeschreven.
Annebet voelt zich door de situatie onveilig en onder druk gezet. Collega’s roddelen over haar en zelfs de directeur laat zich negatief uit over haar situatie. Ze meldt zich ziek en besluit contact op te nemen met de vertrouwenspersoon.
Welke opties heeft Annebet?
Ik vraag Annebet wat ze wil bereiken. Voor haar zijn twee zaken cruciaal. Ten eerste wil ze dat de directeur erkent dat de gespreksverslagen onterecht en zonder overleg in haar personeelsdossier zijn opgenomen. Ten tweede wil ze dat de foutieve uitspraak wordt verwijderd.
We bespreken haar opties. Ze kan het gesprek aangaan met de directeur. Tegelijkertijd kan ze HR raadplegen over de gang van zaken. Wat is het beleid binnen de organisatie rond personeelsdossiers? Heeft ze recht op correctie? Welke stappen kan ze zetten als de directeur niet bereid is de wijzigingen door te voeren?
Voorbereiding op het gesprek
Annebet besluit een gesprek met de directeur aan te gaan, maar wil dat ik als vertrouwenspersoon aanwezig ben. Niet om het gesprek te voeren, maar om haar te ondersteunen. We bereiden samen het gesprek voor. Hoe kan ze haar verhaal helder en rustig brengen? Welke reacties kan ze verwachten? Hoe kan ze omgaan met haar emoties?
Ze is bang dat haar emoties haar zwak doen lijken. Ik leg haar uit dat emoties niet verkeerd zijn; ze maken in dit geval duidelijk hoe belangrijk dit voor haar is. Erkenning krijgen is soms net zo waardevol als de feitelijke aanpassing van het personeelsdossier.
Het gesprek met de directeur
Wanneer we tegenover de directeur zitten, biedt hij al snel zijn excuses aan. Het personeelsdossier had niet op deze manier aangevuld mogen worden. En al helemaal niet zonder haar daarvan op de hoogte te stellen. Annebet is zichtbaar opgelucht en veegt een traan weg. Dit is de erkenning waar ze op hoopte.
Maar dan ontstaat er frictie. De directeur geeft aan dat hij het personeelsdossier niet zal aanpassen. Annebet mag haar zienswijze toevoegen, maar hij weigert de bestaande tekst te wijzigen. Dit brengt nieuwe frustratie en verdriet met zich mee. Op mijn suggestie nemen we een korte pauze om haar opties opnieuw te bespreken.
Annebet besluit daarop het gesprek af te breken en juridisch advies in te winnen. Wanneer de directeur terugkomt, deelt ze hem mee dat ze de kwestie met een jurist en de bestuurder zal bespreken.
De zin moet uit het personeelsdossier
Een week later belt Annebet me opnieuw. Ze heeft met een jurist gesproken en wil dat de gewraakte zin uit haar personeelsdossier verdwijnt. Gebeurt dat niet, dan zal ze een officiële klacht indienen.
Ik bevestig dat dit een logische vervolgstap is, maar geef ook aan dat ik als vertrouwenspersoon geen rol kan spelen in een juridische procedure. Annebet voelt zich gesterkt en besluit de stap te zetten. Ik laat haar weten dat ze altijd bij me terecht kan als ze daar behoefte aan heeft.
3 tips
Medewerkers kunnen snel het gevoel krijgen dat er 'een dossier wordt opgebouwd' om hen later te benadelen. Dit tast hun vertrouwen in de organisatie aan. Hier geldt: voorkomen is beter dan genezen. Een open en eerlijke cultuur rondom personeelsdossiers draagt bij aan vertrouwen en welzijn op de werkvloer.
Drie tips om dit voor elkaar te krijgen:
- Transparant zijn over het personeelsdossier: Maak helder welke documenten hierin thuishoren en waarom.
- Medewerkers informeren: Laat medewerkers weten wanneer er iets wordt toegevoegd aan hun dossier en bied ze de mogelijkheid hierop te reageren.
- Fouten tijdig corrigeren: Een erkenning of kleine aanpassing kan escalatie en juridische stappen voorkomen.
>> LEES OOK: Gids voor vertrouwenspersonen
