Waarom zetten we een archief op?

Wanneer werkt een archief en zijn er eisen?

• Documentatiesysteem

Hoe bergen we de archiefstukken op?

De meest gebruikte middelen zijn: 1 ladekast 2 ordners 3 kasten met hangsysteem 4 mappen in allerlei vorm 5 archiefdozen. Gezien het feit dat de OR geen geld mag kosten, komt het er meestal op neer dat de archivering in oude afgedankte ordners gebeurt. De ladekast of de kast met een hangmappensysteem is het meest geschikt voor de OR en ook het makkelijkst om iets in terug te vinden.

Het opzetten van een documentatiesysteem 

U kunt veel baat hebben bij het opzetten van een documentatiesysteem voor materiaal op OR-gebied, in de meest brede zin van het woord. Alle onderwerpen die u voor uw OR-werk van belang acht, kunnen daarin worden ondergebracht.

Trefwoorden

Daartoe behoren krantenknipsels, tijdschriftenartikelen, vakbondsinformatie, brochures, rapporten et cetera. Voor het opbergen van deze informatie is het het beste gebruik te maken van een trefwoorden-systeem. Dit systeem is erg werkbaar om alles over een bepaald onderwerp bij elkaar te krijgen en dus gemakkelijk terug te vinden.

Van a tot z

Het opzetten van een dergelijk systeem kan heel simpel worden gestart. 26 mappen van a tot z, waarin we alle informatie rangschikken. Hebben we in de loop der tijd veel materiaal verzameld, dan is het nuttig een trefwoordenlijst aan te leggen. Veel hulp kunnen we daarbij hebben van de trefwoordenregisters van de beide OR-bladen, OR Informatie en OR-blad, die elk jaar een trefwoordenregister uitgeven van de door hen in dat jaar gepubliceerde onderwerpen.

Agenderen of inschrijven van inkomende en uitgaande post

Inschrijven van de uitgaande en inkomende brieven en documenten kan de secretaris van de OR een goed hulpmiddel geven om archiefstukken te lokaliseren. Inschrijven geeft de volgende voordelen: Bewijs Door een archiefstuk in te schrijven, hebben we een direct bewijs dat het gemaakt is en dat het archief aanwezig is. Ordening Door middel van inschrijving kunnen we vrij snel nagaan waar een archiefstuk te vinden is. Overzicht Door middel van inschrijving hebben we een overzicht via het inschrijvingsregister van de ingekomen en uitgaande post. Bewaking Via het inschrijvingsregister kunnen we controleren of bepaalde brieven worden beantwoord.

Alles inschrijven?

We behoeven niet alles in te schrijven. Zogenaamde routinestukken zoals bijvoorbeeld een memo over de verschoven vergaderdatum schrijven we niet in. Stukken die belangrijk zijn of kunnen worden bewijswaarde, historische waarde, informatiewaarde schrijven we in. Het inschrijven van de inkomende en uitgaande post geeft een goede mogelijkheid antwoord te geven op vragen als: ‘Toen en toen hebben we die en die brief geschreven, zou ik daar een kopietje van mogen hebben?’ En de secretaris maar zoeken in die stapel!

Het OR-lid zelf

Tot nu toe hebben we meer gesproken over het algemene OR-archief. Maar ook het individuele OR-lid heeft een vorm van informatie bewaren nodig. De OR-leden moeten de meeste stukken zó intensief doornemen, dat ieder écht wel een eigen exemplaar nodig heeft. Al dat materiaal stapelt zich in de loop der tijd aardig op, en gauw even iets zoeken in een stapel is niet erg efficiënt. Het OR-lid zelf doet er waarschijnlijk het beste aan om dossiers te vormen. Dat wil zeggen een map met al het informatiemateriaal over één bepaald onderwerp. Is een zaak afgehandeld dan kan het dossiers afgelegd worden. Het OR-lid behoeft zelf niet alles te bewaren. Je mag er vanuit gaan dat de secretaris het archief compleet heeft en dat dáár nog iets nageslagen kan worden, mocht dat nodig zijn.

Richtlijn opstellen

Zoals eerder gezegd is het verstandig als OR-secretaris, een richtlijn op te stellen voor het verzamelen van informatie, het distribueren en het opslaan ervan. Die richtlijn moet duidelijkheid verschaffen over de volgende zaken: 1 wie verzendt en ontvangt de post namens de OR? 2 op welke wijze worden de ingekomen stukken gedistribueerd? 3 krijgt iedereen overal een exemplaar van, of wordt er een selectie gemaakt, en zo ja, wie selecteert? 4 Wie beheert het centrale archief? 5 mogen de OR-leden zo dingen uit het archief halen, of doet de beheerder dat alleen in verband met het zoekraken van stukken? 6 op welke wijze wordt geregistreerd wat er uit het archief gehaald wordt en wat zijn de spelregels bij het lenen? 7 wat gebeurt er met oud archiefmateriaal?

Maak goede afspraken

Wanneer er goede afspraken bestaan over deze dingen, zal het archief in optima forma gehouden kunnen worden. Een archief waarin iedereen te pas en te onpas grasduint, zal al gauw niet meer compleet zijn, of door elkaar liggen.

Opzetten archief

Natuurlijk is het opzetten van een archief niet zo gemakkelijk. Dit artikel kan dan ook niet meer doen dan een paar opstaptips te geven. Het is misschien een idee om, wanneer de OR het echt professioneel aan wil pakken, een documentalist te raadplegen. De meeste grotere bedrijven hebben wel zo iemand in dienst, en deze heeft wellicht eens wat tijd over om de OR behulpzaam te zijn. Kleinere OR’en zullen het helaas zelf moeten doen. Een voordeel van het zelf werken aan een archief is dat het inzicht in wát er allemaal in het archief opgenomen is er 100% op vooruit gaat.

Steuntje

De Frederik Muller Academie te Amsterdam is een hbo-instituut voor documentalisten en bibliothecarissen. Stagiaires van deze school houden zich, gedurende twaalfdaagse stages bezig met een opdracht op hun vakgebied. Wellicht zou het opzetten van een OR-archief een mogelijkheid voor zo’n stage zijn. Indien u hierin geïnteresseerd bent, kunnen zij contact opnemen met de FMA, Keizersgracht 255, Amsterdam. Ook in de plaatsen Tilburg, Groningen, Den Haag, Deventer en Sittard zijn opleidingsinstituten.

Tips voor een OR die een archief wil opzetten

1. Welke stukken zou je als OR willen bewaren in het interne archief en het documentatiesysteem? 2. Welke stukken wil je hoe lang bewaren? 3. Welke OR-functies en handelingen kun je bedenken? Zet iedere functie en handeling op een apart kaartje. Zoek de kaartjes op die bij elkaar horen. Maak met die groepjes een registratuurplan met codering. 4. Welk opbergsysteem kiezen jullie en hoeveel gaat dat ongeveer kosten? 5. Maak een trefwoordenlijst voor het documentatiesysteem.