Uw bestuurder wil belangrijke veranderingen doorvoeren in de organisatie, u oefent invloed uit, na overleg/advisering is de OR akkoord. Maar daarmee is de klus niet klaar. Maak met uw bestuurder goede afspraken over de manier waarop over de aanstaande veranderingen gecommuniceerd gaat worden.
- Formuleer de veranderingsdoelstellingen zodanig dat zij:
– Helder en uitdagend.
– Specifiek en,
– Realistisch zijn. - Geef aan welke (materiële, dan wel immateriële) verliezen worden geleden, indien de veranderingen niet worden gerealiseerd. Zorg dat er een gevoel van urgentie ontstaat.
- Besteed met voorrang aandacht aan dagelijkse ongemakken, laat ze niet ondersneeuwen door ‘het grote doel’.
- Voorkom eenrichtingsverkeer, door voldoende zorg te tonen voor vragen, suggesties, kritiek en vormen van tegendruk.
- Onderscheid bij de veranderingsaanpak in ieder geval de volgende drie fasen:
– Voorbereiding en besluitvorming.
– Interne communicatie.
– Invoeren van verandering. - Stel vast hoe de fasen in de tijd zullen worden gepland.
- Stel reeds in de eerste fase een plan op voor de interne communicatie.
- Bereid presentaties (zoals een inleiding, peptalk of massameeting) professioneel voor, en zoek ook dan naar een goede combinatie van middelen (mondelinge presentatie ondersteund met beelden, schriftelijke documentatie et cetera).
- Houd er rekening mee dat de ontvanger in volgorde van belangrijkheid ontvankelijk is voor:
– Consistent en geloofwaardig gedrag van de leiding.
– Datgene wat door de leiding met de mond wordt uitgedragen.
– Datgene wat met beelden wordt uitgedrukt.
– Datgene wat louter op schrift is gesteld. - Geef de steunzenders (hoger, midden en lager kader) de expliciete opdracht om de beoogde veranderingen te vertalen in operationele doelen en werkwijzen. Vertrouw er niet op dat dit wel vanzelf zal gebeuren.
- Bevorder, indien de tijd dit toestaat, dat zoveel mogelijk door middel van directe, persoonlijke contacten over veranderingen wordt gecommuniceerd (gesprekken, werkoverleg, opleidingen, conferenties en dergelijke).
- Zoek naar een mix van massale informatie (dezelfde informatie voor iedereen) en specifieke informatie en communicatie (gericht op doelgroepen).
- Wees bereid de kernboodschap keer op keer en op verschillende manieren onder woorden te brengen. Luister actief naar reacties en kritiek.
- Wees voorbereid op de noodzaak van veranderingen. Zorg daarom voor een goede infrastructuur voor communicatie in uw organisatie.
