1. Wat is projectmatig werken
Bij projectmatig werken stelt de ondernemingsraad een projectgroep in die binnen een bepaalde termijn een onderwerp voor de OR afhandelt. Dit kan bijvoorbeeld zijn voor de beoordeling van een adviesaanvraag of een instemmingsverzoek. Maar ook interne OR-aangelegenheden kunnen door een projectgroep worden afgehandeld. Zo kan de OR bijvoorbeeld een projectgroep de opdracht geven om met voorstellen te komen hoe het achterbanbeleid vormgegeven kan worden.
Bij projectmatig werken stelt de ondernemingsraad een projectgroep in die binnen een bepaalde termijn een onderwerp voor de OR afhandelt. Dit kan bijvoorbeeld zijn voor de beoordeling van een adviesaanvraag of een instemmingsverzoek. Maar ook interne OR-aangelegenheden kunnen door een projectgroep worden afgehandeld. Zo kan de OR bijvoorbeeld een projectgroep de opdracht geven om met voorstellen te komen hoe het achterbanbeleid vormgegeven kan worden.
2. Wanneer kiezen voor projectmatig werken
De ondernemingsraad kan kiezen voor projectmatig werken wanneer het om een afgebakend onderwerp gaat. Een projectgroep maakt een pre-advies voor de OR. Waarbij de behandeling veel tijd of specifieke deskundigheid vergt. Ook kan een onderwerp dat eenmalig aan de OR wordt voorgelegd worden ondergebracht bij een projectgroep. Is er vanuit verschillende disciplines deskundigheid nodig om het onderwerp goed te kunnen beoordelen, dan is een projectgroep ook een ideale vorm.
De ondernemingsraad kan kiezen voor projectmatig werken wanneer het om een afgebakend onderwerp gaat. Een projectgroep maakt een pre-advies voor de OR. Waarbij de behandeling veel tijd of specifieke deskundigheid vergt. Ook kan een onderwerp dat eenmalig aan de OR wordt voorgelegd worden ondergebracht bij een projectgroep. Is er vanuit verschillende disciplines deskundigheid nodig om het onderwerp goed te kunnen beoordelen, dan is een projectgroep ook een ideale vorm.
3. Hoe een projectgroep instellen
De projectgroep verricht voorbereidend werk en de ondernemingsraad kan geen bevoegdheden aan de projectgroep overgedragen. Het voorstel tot het instellen van een projectgroep moet de OR voorleggen aan de bestuurder. Hiervoor moet de OR een instellingsbesluit opstellen, zoals dat ook voor vaste commissies van toepassing is.
De projectgroep verricht voorbereidend werk en de ondernemingsraad kan geen bevoegdheden aan de projectgroep overgedragen. Het voorstel tot het instellen van een projectgroep moet de OR voorleggen aan de bestuurder. Hiervoor moet de OR een instellingsbesluit opstellen, zoals dat ook voor vaste commissies van toepassing is.
4. Samenstelling van de projectgroep
In de projectgroep moet ten minste één OR-lid zitting hebben. Daarnaast kunnen andere in de onderneming werkzame personen zitting nemen. Het is raadzaam om de projectgroep multidisciplinair samen te stellen. Is bijvoorbeeld een grote reorganisatie aan de orde die erg kostbaar is, grote gevolgen voor medewerkers heeft en een verbouwing vraagt. Dan is het goed iemand in de projectgroep op te nemen die verstand heeft van dagelijks bestuur (DB) zal de voorbereidende fase zorgvuldig moeten uitvoeren. Een onduidelijke opdrachtformulering of de verkeerde mensen in de projectgroep gaat ten koste van het eindresultaat. De ambtelijk secretaris kan het DB hierbij adviseren.
Wanneer de projectgroep ondersteuning nodig heeft, zal die beschikbaar gesteld moeten worden. Daarnaast is het belangrijk dat de voortgang van het project wordt bewaakt. Verlopen de werkzaamheden volgens de planning en is er tussentijds overleg of terugkoppeling naar de voltallige OR nodig.
In de projectgroep moet ten minste één OR-lid zitting hebben. Daarnaast kunnen andere in de onderneming werkzame personen zitting nemen. Het is raadzaam om de projectgroep multidisciplinair samen te stellen. Is bijvoorbeeld een grote reorganisatie aan de orde die erg kostbaar is, grote gevolgen voor medewerkers heeft en een verbouwing vraagt. Dan is het goed iemand in de projectgroep op te nemen die verstand heeft van dagelijks bestuur (DB) zal de voorbereidende fase zorgvuldig moeten uitvoeren. Een onduidelijke opdrachtformulering of de verkeerde mensen in de projectgroep gaat ten koste van het eindresultaat. De ambtelijk secretaris kan het DB hierbij adviseren.
Wanneer de projectgroep ondersteuning nodig heeft, zal die beschikbaar gesteld moeten worden. Daarnaast is het belangrijk dat de voortgang van het project wordt bewaakt. Verlopen de werkzaamheden volgens de planning en is er tussentijds overleg of terugkoppeling naar de voltallige OR nodig.
5. Terugkoppeling vanuit de projectgroep naar de OR
Wanneer het een uitvoerig project betreft kan er voor gekozen worden om tussentijdse bevindingen aan de ondernemingsraad voor te leggen. De uiteindelijke eindrapportage wordt aan de OR gepresenteerd. Belangrijk is dat de projectgroep hierbij voldoet aan de opdracht van de OR.
Geef vervolgens aan welke informatie de projectgroep heeft gebruikt bij het trekken van zijn conclusies en het opstellen van zijn aanbevelingen aan de OR. Zodat de OR vervolgens een gedegen en beargumenteerd advies aan de bestuurder uit kan brengen.
Wanneer het een uitvoerig project betreft kan er voor gekozen worden om tussentijdse bevindingen aan de ondernemingsraad voor te leggen. De uiteindelijke eindrapportage wordt aan de OR gepresenteerd. Belangrijk is dat de projectgroep hierbij voldoet aan de opdracht van de OR.
Geef vervolgens aan welke informatie de projectgroep heeft gebruikt bij het trekken van zijn conclusies en het opstellen van zijn aanbevelingen aan de OR. Zodat de OR vervolgens een gedegen en beargumenteerd advies aan de bestuurder uit kan brengen.
6. Evaluatie
Evalueer na afronding van het project hoe het werken met een projectgroep is bevallen. Dit zowel voor de OR als voor de leden van de projectgroep.
Evalueer na afronding van het project hoe het werken met een projectgroep is bevallen. Dit zowel voor de OR als voor de leden van de projectgroep.
- Wat ging goed, wat kan een volgende keer beter?
Wat heeft het werken met een projectgroep de OR opgeleverd? - Kon de ondernemingsraad op basis van de rapportage een goed advies formuleren?
- Hoe verliep de samenwerking tussen projectgroep en DB? Was de projectgroep goed samengesteld?
- Waar liep de projectgroep bij de uitvoering van de opdracht tegenaan?
- Welke tips zijn er voor een volgende keer te geven?
7. Aandachtspunten
Stel voor het project een projectleider in, die fungeert als aanspreekpunt voor DB en OR. De projectleider is tevens de kartrekker van het project en initieert steeds de activiteiten van de projectgroep.
Is het mogelijk om nieuwe OR-leden zitting te laten nemen in een projectgroep, dan is dit een prima manier om ervaring op te doen.
Voor een kleine OR of bij onderbezetting van de OR kan het werken met projectgroepen de OR-leden wat lucht geven. Bovendien kunnen niet OR-leden door hun rol in de projectgroep enthousiast raken voor het OR-werk. Een mooie manier dus om het OR-werk te promoten.
Stel voor het project een projectleider in, die fungeert als aanspreekpunt voor DB en OR. De projectleider is tevens de kartrekker van het project en initieert steeds de activiteiten van de projectgroep.
Is het mogelijk om nieuwe OR-leden zitting te laten nemen in een projectgroep, dan is dit een prima manier om ervaring op te doen.
Voor een kleine OR of bij onderbezetting van de OR kan het werken met projectgroepen de OR-leden wat lucht geven. Bovendien kunnen niet OR-leden door hun rol in de projectgroep enthousiast raken voor het OR-werk. Een mooie manier dus om het OR-werk te promoten.
