De functie van ambtelijk secretaris zit in de lift. De aantallen zijn fors toegenomen; naar schatting zijn er op dit moment tussen twee- en drieduizend ambtelijk secretarissen in Nederland. Ook is de inhoud van het werk aanzienlijk ‘volwassener’ geworden. Dat varieert van het bieden van ondersteuning op secretarieel niveau, tot beleidsondersteunend en adviserend niveau. Het is dan ook niet voor niets dat de Vereniging van Ambtelijk Secretarissen van Medezeggenschapsorganen (Vasmo) drie niveaus van ambtelijk secretarissen onderscheidt. Die zijn nog het best vergelijkbaar met die van leerling, gezel en meester.
Drie niveaus
Het eerste niveau ambtelijk secretaris dat de Vasmo beschrijft, beperkt zich voornamelijk tot secretariële werkzaamheden. Het gaat dan bijvoorbeeld om het notuleren en voorbereiden van vergaderingen, en het verzorgen van in- en uitgaande correspondentie. Ook moet deze ambtelijk secretaris zo nu en dan optreden als contactpersoon tussen ondernemingsraad en achterban en heeft hij een signalerende functie bij het naleven van wetten. Het tweede niveau ambtelijk secretaris houdt zich naast het bieden van secretariële en organisatorische ondersteuning ook nog – beperkt – bezig met beleidsmatige vraagstukken. Zo ziet hij erop toe dat wetten worden nageleefd en levert hij een bijdrage aan het opstellen van de medezeggenschapsbegroting en het bewaken van het OR-budget.Het derde niveau ambtelijk secretaris houdt zich van de drie niveaus nog het meest bezig met beleidsmatige vraagstukken. In feite is hij de beleidsmedewerker van de ondernemingsraad. Hij draagt zorg voor een consistent OR-beleid, maar bereidt tevens adviezen en instemmingszaken voor.
Zwaardere functie
Adriaan Vink (61) weet als geen ander wat het is om de functie van ambtelijk secretaris uit te oefenen. Van 1992 tot eind 2001 ondersteunde hij de ondernemingsraad van de gemeente Apeldoorn. ‘De functie is in de loop der jaren inderdaad heel wat zwaarder geworden’, beaamt hij. ‘Zo moet de ambtelijk secretaris van nu over veel meer kennis beschikken dan vroeger. Ook krijgt hij complexere problemen voor zijn kiezen. Denk bijvoorbeeld alleen al aan het arbobeleid, dat de laatste jaren in veel sterkere mate de bemoeienis van de OR vereist.’Toename
Corry Oosterhoorn, trainer/adviseur bij Dasmo, een advies- en trainingsbureau voor het ambtelijk secretariaat voor medezeggenschapsorganen, signaleert de afgelopen jaren een forse toename van het aantal ambtelijk secretarissen. ‘Dit is mede het gevolg van het feit dat het gebruik van een ambtelijk secretaris nu vast is opgenomen in een aantal zorg-cao’s, zoals die van de ziekenhuizen en verzorgings- en verpleeghuizen. Ook is het aantal toegenomen sinds de invoering van de WOR bij de overheid, niet verwonderlijk overigens.’
Arbeidsvoorwaarden
Dat het werk complexer is geworden, beaamt Oosterhoorn eveneens. ‘Er worden nu veel meer dan vroeger raam-cao’s afgesproken. Daarbij is er nu ook een belangrijke rol voor de OR weggelegd bij het vaststellen van arbeidsvoorwaarden.Pro-actief
Maar ook willen veel OR’en zich steeds vaker proactief opstellen. Ze hebben een eigen visie en zijn meer dan ooit sparring partner van het management. Dat vereist de nodige kennis en vaardigheden. En dus ook van de ambtelijk secretaris.’ Oosterhoorn constateert ook dat de werkzaamheden van de ambtelijk secretaris in de loop der jaren veel meer richting beleidsvoorbereiding zijn gegaan. ‘En niet alleen dat’, zegt ze. ‘Ook het aantal uren dat een ambtelijk secretaris in dienst is bij een organisatie is de laatste jaren alleen maar meer geworden. Velen zijn ooit voorzichtig begonnen met een dienstverband van een paar uur per week. Dat is nu aanzienlijk meer.’Salarisverschillen
De ontwikkeling van het vak vindt uiteraard ook zijn weerslag in de arbeidsvoorwaarden. In sommige cao’s neemt de ambtelijk secretaris zoals gezegd inmiddels een vaste plaats in binnen het loongebouw. Daarbij wordt ook de functie nauwkeurig omschreven. Maar dit is lang niet altijd het geval. Het komt dan ook regelmatig voor dat de ambtelijk secretaris in het ene bedrijf wordt ingeschaald als secretarieel medewerker en in een ander weer als beleidsmedewerker. De salarissen van ambtelijk secretarissen lopen daarom nogal uiteen. Oosterhoorn: ‘Het begint meestal met zo’n kleine zestienhonderd euro bruto per maand. Het kan echter oplopen tot ruim 3600 euro bruto per maand, afhankelijk van het soort werkzaamheden en het soort organisatie. Zo wordt er in de zakelijke dienstverlening bijvoorbeeld beter betaald dan in andere sectoren.’Overlegsecretaris
Een nieuwe ontwikkeling op het gebied van ondersteuning van de OR is de opkomst van de zogenaamde overlegsecretaris. Anders dan de ambtelijk secretaris adviseert hij niet alleen de OR over zaken die de medezeggenschap betreffen, maar ook de bestuurder, het management en de afdeling P&O. Hij is in feite een intermediair die beide partijen meer van inhoudelijk medezeggenschapadvies bedient dan dat hij secretariële werkzaamheden op zich neemt. Uit een recent onderzoek, uitgevoerd door Dasmo, blijkt dat er in Nederland inmiddels zo’n zestig overlegsecretarissen actief zijn.Opleidingsniveau
Het opleidingsniveau van een ambtelijk secretaris varieert van mavo tot en met wetenschappelijk onderwijs, en hij kan werkzaam zijn in zowel grote als kleine organisaties. De overlegsecretaris is daarentegen bij uitstek iemand met een hbo- of academische achtergrond. Zijn functie is bovendien voornamelijk te vinden in grotere organisaties en de overheid. De helft van de overlegsecretarissen, waarvan het salaris tussen de € 1800,- en € 3800,- ligt, wordt ook nog eens ondersteund door een secretaresse of administratief medewerker.Onderling contact
De functie van ambtelijk secretaris is de afgelopen jaren breder en complexer geworden. Bovendien functioneert hij vaak zelfstandig en alleen. Dat heeft ertoe geleid dat er een grotere behoefte aan onderling contact is ontstaan. Reden genoeg voor de Vasmo om in 1999 van start te gaan met een intervisieproject, waarvan de pilot inmiddels is afgerond. Adriaan Vink was een van de deelnemers aan het project. ‘Dat er behoefte was aan meer onderling contact, werd steeds duidelijker’, legt hij uit. ‘Men wil met elkaar problemen, vragen en verwachtingen bespreken.’ Om een vorm van overleg tot stand te brengen nam de Vasmo het initiatief om een groep van ongeveer zeven mensen, waaronder Vink, een intervisor-opleiding te laten volgen. Zodat ze op hun beurt verschillende intervisiegroepen konden begeleiden.Intervisiegroep
Zo’n intervisiegroep bestaat uit maximaal twaalf ambtelijk secretarissen. Drie groepen zijn inmiddels begeleid door de intervisoren, die met name aanwezig waren om de gesprekken in goede banen te leiden. Vink: ‘Het is overigens de bedoeling dat de groepen binnenkort zelfstandig kunnen opereren en niet langer een begeleider nodig hebben.’ Het intervisieproject zal regionaal worden opgezet waarbij de deelnemende ambtelijk secretarissen minimaal een keer per twee maanden en maximaal een keer per maand bij elkaar kunnen komen. Vink is al met al enthousiast over het initiatief: ‘De kunst is nu om het overleg gestructureerd en verspreid over heel Nederland van de grond te krijgen. Het overleg in de groepsbijeenkomsten moet bovendien professioneel worden vormgegeven. Dat betekent dat de Vasmo de komende tijd in samenwerking met derden zal werken aan een verdere professionalisering van de opleiding tot intervisor. Eén ding is zeker: de animo voor overleg is duidelijk aanwezig.’Klik hier voor een stappenplan voor het aanstellen van een ambtelijk secretaris.
