Tips voor secretarissen en voorzitters over taakverdeling, werkwijze en verloop van een soepele vergadering.
De tips
1. Maak als voorzitter en secretaris aan het begin van de zittingsperiode een taakomschrijving en bespreek deze in de ondernemingsraad. Zo schep je duidelijkheid over de verwachtingen die de OR-leden mogen hebben.
2. Zorg voor een duidelijke werkwijze bij de behandeling van agendapunten en let erop dat alle OR-leden het belang ervan inzien.
3. Als je de motieven de kwaliteiten van de OR-leden kent, is het gemakkelijker de juiste mensen te vragen voor een commissie. De combinatie van interesse en deskundigheid doet wonderen.
4. Het is gemakkelijker afspraken met de commissies te maken als het duidelijk is in welke OR-vergadering welke onderwerpen aan de orde komen.
5. Als de vermoeidheid bij een lange vergadering toeslaat, dan dot een leuke anekdote, een grapje of een kleine extra koffiepauze wonderen.
6. Gebruik een flip-over tijdens de vergadering. Dit kan vooral in de fase van meningsvorming erg nuttig zijn om herhaling van steeds dezelfde meningen en argumenten te voorkomen.
7. Zorg voor een goede voorbereiding van de overlegvergadering: let op kennis, doelen en strategie.
8. Evalueer de overlegvergadering: leg doelen en resultaten naast elkaar en ga na waar het verschil vandaan komt.
9. Neem meteen na de overlegvergadering het besluit en de gemaakte afspraken op in de actielijst en bespreek wat er vervolgens mee moet gebeuren.
2. Zorg voor een duidelijke werkwijze bij de behandeling van agendapunten en let erop dat alle OR-leden het belang ervan inzien.
3. Als je de motieven de kwaliteiten van de OR-leden kent, is het gemakkelijker de juiste mensen te vragen voor een commissie. De combinatie van interesse en deskundigheid doet wonderen.
4. Het is gemakkelijker afspraken met de commissies te maken als het duidelijk is in welke OR-vergadering welke onderwerpen aan de orde komen.
5. Als de vermoeidheid bij een lange vergadering toeslaat, dan dot een leuke anekdote, een grapje of een kleine extra koffiepauze wonderen.
6. Gebruik een flip-over tijdens de vergadering. Dit kan vooral in de fase van meningsvorming erg nuttig zijn om herhaling van steeds dezelfde meningen en argumenten te voorkomen.
7. Zorg voor een goede voorbereiding van de overlegvergadering: let op kennis, doelen en strategie.
8. Evalueer de overlegvergadering: leg doelen en resultaten naast elkaar en ga na waar het verschil vandaan komt.
9. Neem meteen na de overlegvergadering het besluit en de gemaakte afspraken op in de actielijst en bespreek wat er vervolgens mee moet gebeuren.
In het artikel effectief vergaderen vertellen secretarissen en voorzitters openhartig hun ervaringen over dit onderwerp.
