Met andere woorden: op welke manier kan de ondernemingsraad ervoor zorgen dat zo veel mogelijk medewerkers op een eenvoudige manier toegang krijgen tot het jaarverslag. Hieronder volgt een aantal mogelijkheden.

Op stick

De ondernemingsraad kan ervoor kiezen het jaarverslag op een memorystick te zetten en de medewerkers er allemaal een te geven. Dit kan de OR doen door het opslaan van het jaarverslag als een PDFbestand. Als het jaarverslag in PDF is opgeslagen, blijft de lay-out ongewijzigd als de ontvanger het op zijn computer opent. Daarnaast kan de ontvanger moeilijk wijzigingen in een PDF-bestand aanbrengen. Bij de verzending van de stick kan de ondernemingsraad een uitnodigende kaart of brief toevoegen. Een mogelijkheid is om sticks aan te schaffen met het logo van de ondernemingsraad er op.

PDF-bestand mailen

Is de ondernemingsraad actief in een organisatie waar de organisatie zelf ook veel zaken met de medewerkers via de mail communiceert, dan kan de ondernemingsraad hier ook gebruik van maken. Ook hierbij kan de OR een PDF-bestand van het jaarverslag maken en het vervolgens naar alle medewerkers mailen of laten mailen.

In jaarverslag van de organisatie

Heeft de ondernemingsraad weinig tijd of is er erg weinig budget beschikbaar, dan kan de ondernemingsraad ervoor kiezen om zelf geen jaarverslag uit te brengen. De OR kan dan meeliften in het jaarverslag van de organisatie en hierin een aantal pagina’s gebruiken. Dit wordt vaak een erg beknopt verslag, waarbij de OR geen invloed heeft op de lay-out. Een ander nadeel is dat het jaarverslag van de OR hierdoor minder herkenbaar is.

Papier

Functioneert de ondernemingsraad in een organisatie waarin niet alle medewerkers toegang hebben tot het digitale netwerk of een computer, dan blijft de papieren variant een waardevolle optie. De OR kan de inhoud en vormgeving op zijn doelgroep afstemmen en hierbij zijn creativiteit de vrije loop laten. Zo zijn er ondernemingsraden die hun jaarverslag presenteren als bureaukalender of verjaardagskalender, als glossy tijdschrift of als kwartetspel. Maar ook een jaarverslag met een eenvoudige lay-out kan door zijn prikkelende inhoud de medewerkers enthousiast maken.

Online

Als alle medewerkers op het werk of thuis toegang tot het internet hebben, kan de OR een online jaarverslag maken. Er wordt dan een website aangemaakt voor het OR-jaarverslag waarop medewerkers kunnen inloggen. Voordeel van een online jaarverslag is dat de OR het interactief kan maken. Medewerkers kunnen de artikelen doorzoeken op trefwoord of vanuit de inhoudsopgave rechtstreeks naar een bepaald artikel klikken.

Poster

Heeft de OR te maken met een doelgroep die weinig leest en snel de informatie tot zich wil nemen dan kan een poster een optie zijn. Voorwaarde hierbij is wel dat de medewerkers elkaar op centrale punten ontmoeten (kantine, personeelsbijeenkomsten, kantoor) zodat de ondernemingsraad duidelijke plekken heeft waar hij de posters kan ophangen.

Uitgangspunten

Let bij de keuze van de vorm waarin het jaarverslag verschijnt op een aantal zaken: kijk niet alleen naar het leesgedrag van de achterban maar neem ook mee in hoeverre de medewerkers overweg kunnen met digitale varianten. Hebben voldoende medewerkers toegang tot digitale versies van het jaarverslag?

Kiest de ondernemingsraad een variant als posters, bedrijfsjournaal of presentatie, bekijk dan wel of hiermee geen medewerkers worden uitgesloten, bijvoorbeeld groepen die nooit op een centraal punt bij elkaar komen. Het kan daarom soms nuttig zijn om een combinatie van twee varianten te kiezen.

> Meer over het OR-jaarverslag.