1. Op welke schriftelijke informatie heeft een OR ongevraagd recht (passief informatierecht) bij aanvang van de zittingsperiode, WOR artikel 31, tweede en derde lid?

– De rechtsvorm en de statuten van de ondernemer. – De naam en woonplaats van, indien van toepassing, de ondernemer, de maten, de firmanten, de beherende vennoten en de commissarissen. – De zeggenschapsverhoudingen binnen de groep. – De duurzame betrekkingen met andere ondernemers of instellingen. – De organisatiestructuur op basis van het informatieschema of organogram.

2. Welke overige informatie valt onder het passief informatierecht?

– Gegevens over de gang van zaken, werkzaamheden en financiële resultaten (jaarrekening) in de afgelopen periode en de verwachtingen hierover voor de komende periode (begroting). – Strategische beleidsbepaling, meerjarenplannen. – Jaarlijks milieuverslag (voor ondernemingen in de procesindustrie). – Sociaal jaarverslag, met algemene gegevens over het gevoerde sociaal beleid, het personeelsbestand en de ontwikkeling van de personele bezetting. – Melding van voornemen tot het verstrekken van een adviesopdracht aan een externe deskundige over aangelegenheden rond het instemmingsrecht.

3.  Aanvullend passief informatierecht bij ondernemingen met meer dan honderd personen:

– Minimaal één maal per jaar schriftelijke informatie over de hoogte en inhoud van de arbeidsvoorwaardelijke regelingen en afspraken, per groep werknemers. – Belangrijke wijzigingen in de regelingen of afspraken. – Informatie over beloningsverhoudingen.

4. De informatie die de OR zelf op kan vragen (actief informatierecht):

– Zowel in de overlegvergadering als daarbuiten kunnen de OR en zijn commissies alle inlichtingen en gegevens opvragen die zij voor de vervulling van hun taak redelijkerwijs nodig hebben. Desgewenst kan de ondernemer deze informatie onder geheimhouding verstrekken. – Geef concreet aan welke informatie u waarvoor nodig heeft. Hoe beter de onderbouwing, hoe groter de kans dat u de informatie ontvangt.

5. De geheimhoudingsplicht ((WOR, artikel 20):

– Leden van de OR, de OR-commissies, ex-leden, kandidaat-leden, geraadpleegde deskundigen en de ambtelijk secretaris zijn verplicht tot geheimhouding van alle zaken- en bedrijfsgeheimen. Daarnaast kan een ondernemer specifiek geheimhoudingsplicht opleggen. Voordat de ondernemer dergelijke informatie aan de OR verstrekt moet hij vragen of de OR de informatie onder embargo wil ontvangen. Accepteert de OR deze informatie, dan moet de ondernemer aangeven over welke informatie het gaat en voor welke periode het embargo geldt. Ook moet hij aangeven of er personen zijn voor wie de geheimhouding niet in acht hoeft te worden genomen. – Accepteer alleen informatie onder embargo wanneer deze voor de totale OR geldt en voor een niet te lange periode.

6. Pas op voor informatielawines:

– Denk zelf zeer kritisch na over welke informatie de OR nodig heeft en waarvoor. Informatie vergaren is geen doel op zich. Laat pure nieuwsgierigheid hierbij geen rol spelen. – Ook in tijden dat een OR een bestuurder wantrouwt is het opvragen van dozen vol informatie niet de juiste remedie om het eigenlijke probleem (wantrouwen) op te lossen. – Teveel informatie kan leiden tot een informatielawine, waardoor je door de bomen het bos niet meer ziet.

7. Waar, bij wie en op welk moment de informatie halen?

– Niet alleen de ondernemer, maar ook de overige managers en hoofden van afdelingen kunnen de OR van informatie voorzien. Maak hier met de ondernemer afspraken over. – Tijdens de overlegvergadering kunnen ondernemer en managers ook worden uitgenodigd om inhoudelijke vragen te beantwoorden. Let tijdens de overlegvergadering goed op dat er daadwerkelijk antwoord wordt gegeven op vraag en die de OR stelt. Probeer zo veel mogelijk door te vragen en hou het doel van de OR steeds voor ogen. – De OR kan ook buiten het overleg informatie bij de ondernemer opvragen. – Tijdens een OR-scholing een brainstormsessie met de ondernemer organiseren levert vaak ook de nodige achtergrondinformatie op. – Sommige OR -en kiezen voor een regelmatig terugkerend informeel of informatief overleg met de ondernemer. Dit zorgt vaak voor een betere communicatie tussen OR en ondernemer.

8. Hoe de informatiestroom te reguleren:

– Stel prioriteiten en wees selectief. Beoordeel welke informatie zinvol is en welke niet. – Probeer waar mogelijk de informatie eenduidig aan te laten leveren. Stukken met uniforme opbouw, enzovoort. – Verdeel de te beoordelen informatie over verschillende leden of commissies. Zorg voor een evenredige taakverdeling. Onderwerpen die bij een commissie worden ondergebracht kunnen daar worden voorbereid en beoordeeld.

9. Hoe de informatie te beoordelen?

Vooral bij adviesaanvragen en instemmingsverzoeken moet antwoord worden gegeven op onderstaande vragen: – Wat gaat er gebeuren? – Waarom gaat dit gebeuren? – Op welke wijze gaat de verandering plaatsvinden? – Wie betreft het en wie gaat het uitvoeren? – Waar in de organisatie vindt de verandering plaats? – Wanneer vindt deze plaats.? Bij het adviesrecht moet ook nog vermeld worden welke maatregelen genomen worden tegen de gevolgen voor het personeel.

10. Bij welke taken heeft de OR vooral informatie nodig?

– Bij de beoordeling van voorgenomen besluiten. – Bij het signaleren van ontwikkelingen binnen en buiten de organisatie. – Bij het uitwerken van initiatiefvoorstellen. – Bij het evalueren van gevoerd beleid. – Bij het opstellen van OR beleids- en jaarplannen. – Bij de beoordeling van signalen vanuit de achterban.

11. Als de OR krijgt de gevraagde informatie niet krijgt:

– Geef nogmaals specifiek aan waarom de OR de desbetreffende informatie nodig heeft. Probeer vervolgens te achterhalen waarom de ondernemer de informatie niet verstrekt. Een gesprek in informele sfeer leidt misschien wel tot resultaat. De OR  kan ook voorstellen de informatie onder geheimhouding te ontvangen. Levert dit nog niets op, meld dan aan de ondernemer dat de OR overweegt de bedrijfscommissie in te schakelen. – Een volgende stap is dat de OR daadwerkelijk gebruik maakt van de algemene geschillenregeling ((WOR artikel 36), de zaak voorlegt aan de bedrijfscommissie en bij onbevredigend resultaat uiteindelijk de kantonrechter inschakelt.

12. Twee keer per jaar dient de bestuurder op grond van artikel 24 WOR de OR uit te leggen wat hij van plan is en op welke manier hij de OR bij die mogelijke projecten gaat betrekken:

– Deze belangrijke bepaling dient ervoor om de OR eerder bij de besluitvorming te betrekken, om te voorkomen dat de OR dat alleen over uitgekookte besluiten mag adviseren. OR’en maken steeds meer gebruik van deze bepaling. – Mocht een bestuurder in deze speciale vergadering informatie verzwijgen en hij komt enkele maanden later toch met een belangrijke adviesaanvraag, dan kan hij door de Ondernemingskamer op de vingers worden getikt. Bron: Praktijkblad Ondernemingsraad/Corry Oosterhoorn