Door: Mirjam de Keizer en Bart van Roekel*
En het wordt er niet beter op. Uit onderzoek van Kantar blijkt dat piekmomenten na de coronapandemie nóg drukker geworden zijn. Ondanks dat veel mensen flexibeler zijn geworden in waar en wanneer ze werken, kiezen we er toch massaal voor om op de drukste dagen in de spits naar het werk te reizen.
Zorg voor een integraal beleid
Werkgevers zouden er goed aan doen om op een andere manier te kijken naar werken en reizen en een integraal beleid te ontwikkelen op dat gebied. Dus geen losse beleidsstukken opstellen voor hybride werken, huisvesting en mobiliteit, maar de uitgangspunten van deze onderdelen wezenlijk met elkaar verbinden. Want keuzes op het ene gebied hebben consequenties voor het andere en vice versa.
Zo’n integraal beleid moet ertoe leiden dat medewerkers bewust worden van hun werk-reisgedrag en zichzelf regelmatig de volgende vragen stellen:
1. Wat ga ik vandaag doen?
2. Welke collega’s heb ik daarvoor nodig?
3. Waar ga ik dat doen?
4. Wanneer ga ik op pad?
5. Waarmee maak ik de reis?
6. Hoelang blijf ik op dezelfde plek?
7. Via welke digitale middelen communiceer ik?
Populaire maatregelen om af te komen van dido-cultuur
De recent aangenomen motie in de Tweede Kamer is een mooi voornemen, maar ruim 1 op de 3 organisaties doet momenteel nog niets of weinig aan het reguleren van de kantoorbezetting.
De volgende drie maatregelen zijn het meest populair bij organisaties die af willen van de dido-werkcultuur:
- Er is onderIinge afstemming hoe de vaste fysieke overlegmomenten beter over de week gespreid kunnen worden.
- Leidinggevenden geven het goede voorbeeld door op maandag, woensdag of vrijdag op kantoor te werken.
- Elk team krijgt een eigen dag toegewezen waarop teamleden fysiek op kantoor aanwezig zijn.
Woensdag is favoriet als ‘alternatieve’ kantoordag, de maandag is een goede tweede”
Andere mogelijkheden
Maar er zijn er nog tal van andere mogelijkheden om de kantoorbezetting tijdens de piekdagen dinsdag en donderdag terug te brengen, zoals:
- Verhoog de thuiswerkvergoeding op dinsdag en donderdag aanzienlijk (dat kan zelfs budgetneutraal, als je bijvoorbeeld de vergoeding op andere dagen lager maakt en in schoolvakanties geen thuiswerkvergoeding geeft).
- Vraag een aantal populaire collega’s om op woensdag of vrijdag naar kantoor te komen en je zult zien welke aantrekkingskracht deze mensen hebben.
- Maak afspraken met omliggende organisaties (bijvoorbeeld een school die om 08.30 uur start en een kantoor dat pas om 09.00 uur zijn deuren opent).
- Creëer schaarste en heel belangrijk: creëer inzicht in de schaarste, bijvoorbeeld door mensen te laten intekenen op werkplekken. Laat mensen zelf keuzes maken op basis van de actuele beschikbare faciliteiten (hoeveel kantoorwerkplekken zijn er nog vrij?).
- Beperk de keuzemogelijkheden: laat medewerkers kiezen of ze het liefst de dinsdag óf donderdag naar kantoor komen, maar niet allebei.
- Experimenteer: laat teams zelf de puzzel leggen op welke dagen zij gebruik mogen maken van bepaalde faciliteiten op kantoor. Stimuleer alleen het maken van de onderlinge afspraken.
Wat ga jij doen tegen de pieken in kantoorbezetting op dinsdag en donderdag?
*Mirjam de Keizer is adviseur Mobiliteit & Werken bij Syndesmo. Bart van Roekel is adviseur Nieuwe Manieren van Werken bij YNNO.
