Facilitaire carrière
David Verbeek is sinds ruim een jaar Head of Facility Management Nederland bij Galapagos.
Zijn facilitaire carrière ging van start in 2003 toen hij, direct na afronding van zijn studie aan de Hotelschool Den Haag, als facility manager voor drie jaar aan de slag ging bij Grand Hotel Huis ter Duin in Noordwijk.
Vervolgens werkte hij - voor Johnson Controls - vier jaar bij Sanofi-Aventis (Facility Manager), zes jaar bij BP (Director Facilities Europe) en van 2015 tot 2024 bij CBRE als Sales Director Global Workplace Solutions EMEA.
Galapagos: kantoor (15.000 m2 vvo) op Bio Science Park Leiden
Galapagos is een biotechnologie-bedrijf met vestigingen in Europa en de VS. In Nederland is de organisatie gevestigd in een splinternieuw kantoor (eigendom) op het Bio Science Park Leiden, vlak aan de A44.
Bij Galapagos werken in Nederland zo’n 300 medewerkers in het multi-tenant kantoor The Finch. Het kantoor, dat in 2020 in gebruik werd genomen, telt 20.000 m2, waarvan 15.000 m2 vvo: 10.000 m2 voor kantoor, 5.000 m2 voor onderzoekslaboratoria.
Centraal op de verdiepingen bevindt zich de ‘livingroom’”
The Finch
Het bedrijf is gevestigd op de vijfde en zesde verdieping van The Finch. De verdiepingen drie en vier zijn verhuurd aan farmaceutisch bedrijf Bristol Myers Squibb (BMS).
Op de begane grond, eerste en tweede verdieping bevinden zich de algemene voorzieningen zoals de centrale hal met receptie, het bedrijfsrestaurant, een gym en een event center met meerdere vergaderzalen.
BREEAM Excellent en WELL Gold
Het pand heeft een moderne uitstraling en beschikt over veel daglichttoetreding, mogelijk gemaakt door de pui met beglazing van vloer tot plafond.
Andere opvallende kenmerken: de verdiepingsvloeren zijn flexibel in te delen, de verdiepingen zijn extra hoog en door tal van maatregelen is een duurzame en gezonde werkomgeving gecreëerd, getuige de toegekende certificaten ‘BREEAM Excellent’ en ‘WELL Gold’.
Activity Based Working
Galapagos werkt voor al haar sites, dus ook in Leiden, met een gestandaardiseerd werkplekconcept op basis van Activity Based Working met flexplekken.
In grote lijn bevat het concept drie lagen: een basislaag die op ieder kantoor aanwezig is, een tweede laag die tegemoet komt aan de lokale teambehoefte en een derde met eventuele specialties.
Neighbourhoods
Ieder team of afdeling werkt vanuit zijn eigen ‘neighbourhood’ (in Leiden zijn dat er veertien) met een combinatie van werkplekken, een phone booth, een OfaD (Office-for-a-Day) en een meetingroom.
Verbeek: ‘Waar dat zinvol is, overlappen de plekken elkaar en werken we met een overflow. Het voordeel is duidelijk: afdelingen en teams die regelmatig met elkaar samenwerken zitten dan dicht bij elkaar in de buurt. Dat stimuleert samenwerking, is handig en praktisch.’
Centraal op de verdiepingen: Living room
Centraal op de verdiepingen bevindt zich de ‘Living room’, een sfeervol aangeklede ruimte met onder meer een lange tafel, stoelen, twee koffiemachines en gratis vers fruit.
In de living room kunnen medewerkers onder het genot van een koffie elkaar ontmoeten, even loskomen van het werk en eventueel de lunch gebruiken, iets dat ook mogelijk is op de tweede verdieping, in het met BMS gedeelde bedrijfsrestaurant.
Beelden van de werkomgeving van biotech-bedrijf Galapagos NL (kantoor The Finch, Bio Science Park Leiden). Fotografie: Galapagos.
Geen algemene coffeebar met barista meer
Op de tweede verdieping was aanvankelijk een coffeebar met barista ingericht, maar vanwege gebrek aan belangstelling is die voorziening enige tijd geleden gesloten.
Of Verbeek hier een verklaring voor heeft? ‘Blijkbaar ervaren mensen de loop naar beneden, dus vanaf de vijfde of zesde naar de tweede, om even koffie te halen toch als een te grote barrière. Ze blijven liever op de verdieping, dicht in de buurt van hun werkplek. Daar hebben ze toegang tot alle voorzieningen en ontmoeten ze collega’s, binnen een inspirerende en levendige omgeving.’
Dat de algemene ruimte en het auditorium in de onderste laag van het gebouw relatief weinig worden gebruikt betreurt Verbeek. Hij oriënteert zich dan ook op mogelijkheden om die vierkante meters beter te benutten en aantrekkelijker te maken, bijvoorbeeld door het aanbieden van het atrium voor repetities van orkesten, die bijgewoond kunnen worden door de lokale gemeenschap.
Hoe het met de bezetting in het kantoor is gesteld? We hebben een luxeprobleem”
Bezetting: meer dan 80% op piekdagen
Hoe het met de bezetting in het kantoor is gesteld? ‘We hebben een luxeprobleem’, zegt Verbeek.
‘Op dinsdag en donderdag zitten we gewoon vol. Dan is de bezetting meer dan 80 procent qua unieke bezoekers, maar in de basis zitten we rond de 70 procent. Kijk je naar de werkplekbezetting op piekdagen, dan zijn eigenlijk alle werkplekken bezet en kan het gebeuren dat het voor collega’s om elf uur ‘s ochtends niet makkelijk is om een werkplek te vinden.’
Handdoekje leggen
Hoe dat komt? Verbeek constateert in de praktijk vaak dat aardig wat medewerkers twee werkplekken bezet houden. 'Handdoekje leggen' dus, iets dat overigens vaak onbewust gebeurt.
Activity based working en cleardesk nog een keer goed uitleggen
‘Dat zit hem duidelijk in gedrag', vervolgt hij. 'We willen dan ook een campagne starten waarin we het activity based working en het bijkomende clear desk-principe nog een keer goed uitleggen. Er zijn mensen die het heel normaal vinden om achter hun bureau een conference-call te voeren in de open space, maar er zijn ook collega’s die voor ieder kort telefoontje netjes een phone booth in duiken. Je moet blijkbaar beter uitleggen wat ze in bepaalde situaties eigenlijk zouden moeten doen.’
Volgens Verbeek speelt er nog een factor: namelijk het feit dat Galapagos in Nederland het afgelopen jaar veel nieuwe collega’s heeft aangenomen.
‘Zij zijn waarschijnlijk niet goed op de hoogte van activity based working en de bijkomende voorzieningen. Daar gaan we dus beter en meer over communiceren.’
Meer aanlandplakken
Een van de manieren waarop Verbeek het tekort aan werkplekken op piekdagen wil tegengaan is het creëren van een overflow.
Concreet: er komen additionele werkplekken waar medewerkers kunnen aanlanden en tussen vergaderingen en besprekingen door even een uurtje kunnen werken. Daartoe worden de lange tafels in de living rooms voorzien van stopcontacten voor het opladen van een laptop.
‘Als we dat doen, gaat dat al schelen. Er is echt voldoende plek, maar de uitdaging is voorkomen dat mensen ergens gaan zitten en die plek bezet houden terwijl ze een aantal uur elders in het pand in een vergadering zitten.’
Werkplekonderzoek: gesprekken met 60 medewerkers
Om te weten hoe tevreden medewerkers zijn over de werkomgeving heeft Verbeek het afgelopen jaar een werkplekonderzoek uitgevoerd. Daar deden ongeveer 60 medewerkers en vertegenwoordigers van teams aan mee.
In een vraaggesprek van zo’n drie kwartier kreeg de geïnterviewde de kans om rondom onderwerpen als de werkplekbeleving, de voorzieningen en de werkcultuur zijn ervaringen te delen en zijn mening te geven.
Uitkomsten onderzoek: verbeterpunten werkconcept
De grote lijn van de uitkomsten? Medewerkers van Galapagos zijn zeker tevreden over het pand en het werkconcept, mede omdat het in het algemeen zeer intuïtief werkt, aldus Verbeek.
Wel kwam er een aantal verbeterpunten aan het licht. Een daarvan was het nadeel van de open werkomgeving als het gaat om vertrouwelijkheid en privacy. Verbeek: ‘Medewerkers zoeken meer afzondering om vertrouwelijk werk te kunnen doen.’
Verder vond men het aantal vergaderzalen te laag, bleek er behoefte aan kleinere zalen en werden opmerkingen gemaakt over het aantal ‘no shows’.
Ook kwam er een behoefte aan meer phone booths en/of een zone waar in stilte gewerkt kon worden aan het licht.
Aanpassingen werkconcept: o.a. 7 nieuwe phone booths
De uitkomsten hebben inmiddels geleid tot een aantal aanpassingen, vertelt Verbeek. Zo zijn er zeven nieuwe phone booths besteld en wordt met een systeemaanpassing (een gebruiker moet binnenkort binnen 10 minuten na start van de vergadering een bevestiging doorgeven, anders wordt de vergaderzaal vrijgegeven) getracht het aantal ‘no shows’ te verminderen.
Een ander voornemen is om aan een aantal vergaderzalen een andere functie toe te kennen, zoals een ‘war room’ voor strategische of creatieve bijeenkomsten.
Ook wordt nagedacht over het creëren van een ruime ‘quiet zone’ om geconcentreerd te kunnen werken.
Prioritieten de komende maanden
De prioriteiten van Verbeek voor de komende maanden hebben te maken met een aantal zaken.
Het belangrijkste is meer en beter communiceren over het werkplekconcept. Dit in combinatie met het doorvoeren van een aantal facilitaire aanpassingen om tegemoet te komen aan de feedback uit het werkplekonderzoek en aanpassing van de neighbourhoods om in te spelen op de nieuwe teams en teamstructuren.
Verder staat het optimaliseren van de laboratoria en cleanrooms hoog op de prioriteitenlijst.
De bezetting hier is minimaal 60%, dat is prima want dan is er sprake van een levendig kantoor”
Bezetting 65 tot 85%: levendig kantoor
Al met al is hij tevreden over de indeling en het gebruik van het kantoor en de lab-faciliteiten. Een aantal jaar geleden was hij op bezoek bij een groot kantoor van een corporate organisatie en zag hij lange, vooral lege ruimtes met weinig mensen. ‘Het was er uitgestorven', blikt Verbeek terug.
'Dat is funest voor je organisatie want dan komt er niemand meer. De bezetting hier is minimaal 60 procent, dat is prima want dan is er sprake van een levendig kantoor en dat zie je graag. Als we ook de pieken beter gaan faciliteren met meer werkplekken, meer kleinere vergaderruimtes en phone booths denk ik dat we een goede en fijne werkomgeving bieden waar mensen graag komen.’
