Netbeheerder Tennet heeft in de afgelopen jaren een enorme groeispurt gehad. Het bedrijf ging van enkele duizenden fte’s naar vijfduizend medewerkers. Een einde aan deze groei is nog niet in zicht.
Hierom werkt de Real Estate & Facility Management (RE&FM) afdeling van Tennet aan een integrale Campus- & Hub-strategie. Onderdeel hiervan is goed datamanagement om verder vooruit te kijken op vastgoedgerelateerde zaken, bijvoorbeeld om het onderbuikgevoel bij piekbezetting op de hoofdlocatie in Arnhem te beantwoorden met objectieve cijfers.
Geen rapportage, maar een stuurinstrument
Hoe dan? Volgens Thijs Poelman, hoofd van de RE&FM-afdeling bij Tennet, worden er voor zaken als vastgoed, security en soft services allerlei dashboards gemaakt. Die worden gevuld met ‘veel databronnen’, bijvoorbeeld sensors op werkplekken. Een extern bedrijf vult de dashboards, richt ze in en rapporteert de output aan de verantwoordelijke teams bij Tennet.
Daarna volgt een continu PDCA-cyclus: controleren, scenario’s bouwen en gericht bijsturen. ‘Zo blijft het geen rapportage, maar een stuurinstrument,’ zegt Poelman. ‘We ontwikkelen voorspellende modellen die scenario’s simuleren voor bezetting, energiegebruik en groei.’
Daarnaast wordt data actief gedeeld tussen IT, HR en FM, waardoor een integraal beeld ontstaat van capaciteit, werkplekgebruik en energieverbruik. Zo ontstaat een organisatiebrede leercyclus waarin inzichten direct leiden tot bijsturing.
FM als katalysator voor continuïteit
Het resultaat is dat Tennet, en in het bijzonder de RE&FM-afdeling, een flexibele aanpak kan hanteren. Die aanpak komt niet direct voort uit het bestaan van dashboards. Het is de mindset van de verantwoordelijke FM’ers om die dashboards op de juiste manier in te zetten die het verschil maakt. ‘We gebruiken data om te verbinden, niet te controleren’, zegt Poelman.
Wij willen niet slechts maanden vooraf handelen, maar knelpunten jaren van tevoren herkennen”
Tennet werkt bijvoorbeeld aan de uitbreiding van vergaderruimtes, wat het stap voor stap doet met ruimtes van wisselende omvang die worden gemonitord op hun gebruik. ‘Hiermee wordt vastgoed een adaptief systeem dat meebeweegt met de organisatie en FM een katalysator voor slimmer, duurzamer gebruik van ruimte.’
Poelman voegt toe: ‘Wij willen niet slechts maanden vooraf handelen, maar knelpunten jaren van tevoren herkennen zodat we een bouwproces of andere oplossing tijdig kunnen initiëren. Zo maakt data het mogelijk om FM te positioneren als strategische businesspartner die de continuïteit van onze operatie ondersteunt.’
