De rijksbrede pilot WMS is in 2023 van start gegaan. Intussen zijn er tien pilotlocaties die op het systeem zijn aangesloten, waaronder het Rijkskantoor De Knoop in Utrecht. De pilot houdt in dat er een rits aan infraroodsensoren in de werkplekken en vergaderzalen van deze kantoorgebouwen zijn geplaatst.
De sensoren meten de aanwezigheid en hoeveelheid mensen in een kamer. Op basis van deze data, die wordt bijgehouden in een stand-alone applicatie en dus onafhankelijk opereert, kunnen beslissingen worden genomen door onder andere facility managers zonder onderbuikgevoel.
De pilot met het WMS heeft nu al waardevolle inzichten opgeleverd. Wij lichten er drie uit.
1. Werkelijke weergave ruimtegebruik
Uit de pilot blijkt dat de meeste kantoren van het Rijk niet boven de 40 procent bezettingsgraad uitkomen. Bijvoorbeeld omdat een tienpersoonszaal voor vergaderen nooit volledig wordt bezet. Uit de data blijkt vooral dat een andere werkplekmix nodig is, met onder andere meer stilteruimtes.
2. Geen onderbuikgevoel meer
Metingen van werkplekbezetting worden vaak in beperkte periodes of steekproefsgewijs uitgevoerd. Dat levert onbetrouwbare resultaten op, of resultaten die in twijfel worden gebracht door subjectieve argumenten van medewerkers. De WMS levert jaarrond objectieve resultaten op. Hierdoor kan een zuiver gesprek worden gevoerd over de bezetting.
3. Betere benutting bestaande ruimtes
De Rijksoverheid rolt de WMS in 2026 rijksbreed uit. Alle gebouwen met meer dan 1.000 werkplekken worden in de komende twee jaar voorzien van sensors. Hierdoor krijgt de organisatie veel inzicht in het daadwerkelijke gebruik van de bestaande vierkante meters. Dat helpt bij het maken van strategische keuzes in het vestigingsbeleid. Op termijn kan dat bijvoorbeeld leiden tot herinrichting of zelfs het afstoten van een gebouw, als blijkt dat er voldoende ruimte is in de andere gebouwen.
