In dit eerste deel van onze rubriek over kostenmanagement in FM spreken we met Sharmayne van Keulen, senior consultant Facility Management bij Colliers.
Wat was in 2025 de grootste kostenpost voor FM?
‘Gebouwkosten vormen al jarenlang de grootste kostenpost binnen FM. In totaal bedraagt deze post 31 procent van de totale facilitaire kosten vanuit de NFC-Index.’
‘Aanwezigheid is daarom steeds belangrijker voor facility managers. Hoeveel mensen maken daadwerkelijk gebruik van het pand? Hoe stem je jouw dienstverlening optimaal af op deze bezetting? En hoe zorg je ervoor dat de beschikbare vierkante meters aansluiten bij het gebruik, zodat de ruimte zo efficiënt mogelijk wordt benut?'
‘De laatste vraag is vaak het meest uitdagend. Gebouwkosten en het aantal vierkante meters zijn geen eenvoudige knoppen om aan te draaien. Huurcontracten voor grotere panden hebben doorgaans een looptijd van 5 tot 10 jaar en dit is bij de aankoop van een gebouw een nog langere termijn. Deze vaste looptijden maken het lastig tussentijds wijzigingen te doen in het aantal beschikbare vierkante meters.’
‘Zowel in dienstverleningscontracten als in gebouwgerelateerde contracten is het belangrijk voldoende flexibiliteit op te nemen, zodat tussentijdse aanpassingen mogelijk zijn. Voor de dienstverlening is het relevant met dienstverleners te bespreken hoe je kunt inspelen op veranderingen in bezetting: wanneer moet er worden opgeschaald en wanneer kan er worden afgeschaald?’
We hebben de piek in energieprijzen achter ons gelaten”
Wat zijn de verrassendste inzichten van de nieuwste NFC Index?
‘Opvallend is de aanzienlijke looncorrectie door de cao-afspraken voor onder andere beveiliging, schoonmaak en catering. Dit zorgde in 2024 voor een aanzienlijke stijging in kosten voor deze diensten: respectievelijk 39 procent, 17 procent en 10 procent ten opzichte van 2023. Daarnaast hebben we de piek in energieprijzen achter ons gelaten: na het hoogtepunt in 2023 zien we in 2024 een dalende trend. Toch liggen de prijzen nog steeds ver boven het niveau van vóór COVID.’
‘De inrichtingskosten blijven vrijwel stabiel. Grote investeringen en ingrijpende aanpassingen in de werkomgeving worden voorlopig uitgesteld of op een minder ingrijpende en kostenefficiënte manier uitgevoerd.’
Hoe kunnen FM’ers zich voorbereiden op de huidige kostenstijgingen?
‘Zorg voor goed kostenmanagement. Begin met een solide basis, zoals een eenduidige en kloppende taxonomie (het structureren en categoriseren van kosten). Laat deze structuur aansluiten op de facilitaire activiteiten die je wilt analyseren en waarvan je de prestaties wilt meten.’
‘Denk ook goed na over een duidelijke opsplitsing van kosten, bijvoorbeeld tussen vaste en variabele kosten, om beter inzicht te krijgen. Met deze gegevens kun je trendanalyses uitvoeren, verklaringen onderzoeken en kosten vergelijken met de markt om te beoordelen of ze marktconform zijn en waar verbeteringen mogelijk zijn.’
‘Analyseer daarnaast de impact van het aantal aanwezigen op de kosten. Weeg ook af of de aangeboden diensten en de invulling hiervan passen bij het daadwerkelijke aantal medewerkers op locatie.’
